Teknologia tuo työn iloa ja kuormitusta

Etätyö ja etätyöhön liittyvä teknologian käyttö sekä työn ja työpaikkojen digitaalisuus ovat lisääntyneet suomalaisilla työpaikoilla huomattavasti koronan aiheuttamana poikkeusaikana.

Myös Tampereen yliopiston koordinoiman[i] SoteDialogit muutoksessa – Johtaminen, työhyvinvointi ja tuloksellisuus -kehittämishankkeen organisaatiot siirtyivät etätyöhön.

Miten hankkeeseen osallistuvien työpaikkojen henkilöstö koki koronan ja sen mukanaan tuoman siirtymisen etätöihin ja aiempaa yleisempään teknologian käyttöön työssä, työyhteisössä ja asiakassuhteissa?

Etätyössä yliammatilliset metataidot korostuvat

SoteDialogit-hankkeen päätavoitteena on kehittää työhyvinvoinnin johtamista ja johtamisosaamista sekä henkilöstön työhyvinvointia. Tavoitteena on myös dialogisuuden, reflektoinnin, resilienssin sekä teknologian ja digitaalisuuden metataidoissa kehittyminen. Nämä metataidor ovat eri asemissa, rooleissa ja ammattiryhmissä työskenteleville tärkeitä yliammatillisia taitoja oman substanssiosaamisen lisäksi.

Hankkeessa on mukana reilut 20 sosiaali- ja terveysalan julkista ja yksityistä pilottiorganisaatiota vanhuspalveluista, lapsi- ja perhepalveluista (ml. lastensuojelun) sekä erityisopetuksesta ja oppilashuollosta eri puolilta Suomea. Hanketta rahoittaa Euroopan sosiaalirahasto ja se toteutetaan vuosina 2019–2022.

Koronapandemian aiheuttamat poikkeusolosuhteet ja rajoitukset alkoivat, kun hanketta oli toteutettu reilun vuoden ajan keväällä 2020. Koronan aikana erityisesti dialogisuuden sekä teknologian ja digitaalisuuden metataidot korostuivat, kun tapahtui odottamaton ja nopea siirtyminen etätöihin ja etäpalveluihin. Etätyöskentelyssä korostuneessa roolissa on teknologia sekä erilaiset laitteet, ohjelmat ja yhteydet. Sekä hankkeen toteuttajien keskuudessa että hankkeeseen osallistuneissa organisaatioissa, niiden työpaikoilla ja tiimeissä tapahtui massiivinen digiloikka, johon eri työpaikoilla oli hyvin erilaisia valmiuksia, osaamista ja asenteita.

Työpaikoilla ja tiimeissä tapahtui massiivinen digiloikka, johon eri työpaikoilla oli hyvin erilaisia valmiuksia, osaamista ja asenteita.

Hankkeen alussa vuonna 2019 ja lopussa syksyllä 2021 toteutettiin työhyvinvoinnin tilaa mittaava työhyvinvointikysely. Tässä esittelemämme tulokset perustuvat loppukyselyyn, johon vastasi yhteensä 228 henkilöä. Heistä 53 henkilöä työskentelee vanhuspalveluissa, 189 lapsi- ja perhepalveluissa tai erityisopetuksessa. Kysyimme muun muassa: Mitä ajattelet teknologian ja digitaalisuuden roolista työssäsi? Kuvaile kokemuksiasi ja toiveitasi. Kerro nykytilanteesta ja tulevaisuuden näkymistä. Miten korona on vaikuttanut?

Myönteisiä kokemuksia nopeasta etätyön digiloikasta oli paljon

Korona ja sen myötä lisääntynyt etätyö, teknologia ja digitalisuus toivat tullessaan paljon positiivisia asioita vastaajille. Koronarajoitusten alkaessa keväällä 2020 etätyö ja etäyhteydet lisääntyivät. Työpaikoilla koronaan reagoitiin nopeasti ja erilaiset etätyön keinot ja välineet otettiin käyttöön. Myös etäpalaverit yleistyivät. Moni koki omalla työpaikallaan etäyhteyksien toimivan hyvin. Etätyöskentelyn koettiin auttavan oman työn suunnittelua ja toteutusta itsenäisemmin ja monipuolisemmin. Työnteko muuttui joustavammaksi, kun sitä oli mahdollista suunnitella ja tehdä omien tarpeiden mukaisesti. Myönteisinä koettiin myös hyvät ja uudistuneet toimintatavat sekä mahdollisuus käydä etäyhteyksin neuvotteluja eri tahojen kanssa.

Tärkeä osahan se on nykytyötä ja helpottaa työtehtävien hoitoa ja sujuvuutta. Sillä on myös vaikutusta työajan joustavuuteen mm. etätyö. Toivotaan, että tällainen jatkuisi ja tietoturva säilyisi.

Erityisesti Microsoftin Office 365 Teams -sovellus koettiin  tärkeänä ja keskeisenä työvälineenä, jolla etätyöskentelyn aikana hoidettiin palaverit, kontaktit ja vuorovaikutus eri tahojen kanssa. Teamsin käyttö selkeästi lisääntyi ja yleistyi aiempaan verrattuna lähes kaikissa työyhteisöissä. Se koettiin hyvänä ja toimivana työvälineenä, joka helpottaa yhteydenpitoa ja kontakteja. Teams on ollut käytössä työpaikkojen sisäisissä, eri työpaikkojen välisissä sekä asiakaskontakteissa. Asiakastyötä on hoidettu Teamsin välityksellä mm. hoidon ja palveluiden suunnittelussa sekä hoitoneuvotteluissa. Jotkut palveluiden tarjoajat ovat myös järjestäneet Teamsilla työyhteisöille koulutuksia ja webinaareja sekä eri asiakasryhmille erilaisia ryhmiä kuten vertaistukiryhmiä.

Teknologian koettiin tulevaisuudessa olevan nykyistä enemmän merkittävä ja korvaamaton työväline. Tiedostettiin että vuorovaikutukseen perustuva sosiaali- ja terveysalan työn tekeminen etänä luo omat haasteensa. Erityisesti asiakastyössä tärkeitä kasvokkaisia kontakteja on vaikeaa toteuttaa tai korvata etäyhteyksin.

Teknologia ja digitaalisuus kasvattavat rooliaan ja merkitystään työnteossa jopa korvaamattomaksi, joka ei alalla, jossa ihmisten kanssa tehtävä vuorovaikutustyö on ensisijaista, ole mutkatonta.

Etätyöskentelyn ja teknologian haasteet

Kyselyyn vastanneet kokivat, että on myös monenlaisia ongelmia ja haasteita, joihin tulisi kiinnittää huomiota.

Tiedostettiin, että teknologian laajempi ja monipuolisempi käyttö edellyttää uudenlaista osaamista, uusien ohjelmien ja yhteyksien hallintaa sekä siirtymistä laajamittaisemmin etäyhteyksin tapahtuvaan vuorovaikutukseen. Hyvänä pidettiin hybridimallia, jossa olisi sekä kasvokkain että etänä tapahtuvia tapaamisia ja kohtaamisia.

Korona on vaikuttanut niin, että palaverit ja koulutukset ovat Teamsin kautta etänä. On hyvä, että tähän on ollut mahdollisuus. Jatkossa kokoukset voisivat olla hybridi mallisia, eli kokoukset pidettäisiin fyysisesti jossain, johon voi mahdollisuuksien salliessa osallistua tai esteen tullessa voisi kuitenkin osallistua etänä.

Teknologia ja digitaalisuus eri ammattiryhmien työssä edellyttää osaamisen laajentumista, joka näyttäytyy hankkeen sosiaali- ja terveysalan organisaatioissa erilaisina koulutustarpeina ja osaamisvajeina. Niitä aiheuttavat koko ajan lisääntyvä uusi teknologia ja ohjelmat, joita ei koeta kiireisessä ja kuormittavassa työssä ennätettävän sisäistää. Moni toi myös esille sen, että heillä ei ole resursseja, erityisesti aikaa ja osaamista, pysyä mukana teknologisessa laite-, ohjelmisto- sekä yhteyksien kehityksessä.

Liian monella työpaikalla perehtyminen uusiin ohjelmiin ja laitteisiin on jäänyt omalle vastuulle, ja sitä on joutunut tekemään yksin, vapaa-ajalla ja palkatta.

Riittämättömyyden kokemuksia synnyttävät jatkuva teknologisen tilanteen seuraaminen, uuteen teknologiaan ja ohjelmiin perehtyminen ja jatkokouluttautuminen. Ongelmallisena koettiin myös se, että teknologiaan ja digitalisointiin ei olla saatu työnantajan taholta riittävää ja kunnollista perehdyttämistä. Liian monella työpaikalla perehtyminen uusiin ohjelmiin ja laitteisiin on jäänyt omalle vastuulle, ja sitä on joutunut tekemään yksin, vapaa-ajalla ja palkatta.

Teknologia ja erilaiset ohjelmat ovat työssä isossa roolissa, uutta tulee koko ajan, perehdytys ja koulutus tulisi olla ajantasaisempaa. Nyt vain ilmoitetaan, että tämä ja tämä tulee käyttöön ja omalla ajalla yksikseen sitten opetellaan, yrityksen ja erehdyksen kautta käyttämään uusia ohjelmia.

Toivottiin myös täsmäkoulutusta, jolla vastattaisiin työntekijöiden konkreettisiin ja ajankohtaisiin tuen tarpeisiin ja erilaisiin osaamisen vajeisiin. Moni toi esille, että teknisen tuen saatavuus omalla työpaikalla on hyvin heikkoa ja hidasta.

Kaipaisin täsmäkoulutusta sellaisiin asioihin, joita en kunnolla osaa. Kun laitteisiin tulee jokin vika, ne tulisi korjata välittömästi tai pienellä viiveellä. Ei niin, että joudut kymmeniä kertoja kyselemään perään eikä siltikään asiat korjaannu.

Yksi esille nostetuista haasteista liittyi ikään. Erityisesti ikääntyneet työntekijät kokivat koronan aikana lisääntynyttä kuormittuneisuutta uuden teknologian äärellä, teknologisen kehityksen seuraamisessa ja soveltamisessa omaan työhön.

Teknologiaa löytyy, mutta taitoa ei! Digitalisaatio menee niin kovaa vauhtia eteenpäin, että vanhana työntekijänä se kuormittaa kovasti.

Itselle, 60-vuotiaana, teknologian ja digitaalisuuden haltuunotto onnistuu perusasioissa (esim. Teams, videopuhelut). Muutoin ei ole suurta innostusta, osaamista tai ymmärrystä asiaan. Toki opettelen uutta, kun se yhteisesti nähdään tarpeelliseksi ja hyödylliseksi.

Etätyöskentelyn ja teknologian kielteiset piirteet ja kuormittavat tekijät

Teknologiasta ja digitalisuudesta tuotiin esille paljon kielteisiä ja kuormittavia asioita. Niitä olivat muun muassa jatkuvat muutokset, jotka ovat tuoneet tullessaan turhaa teknologiaa sekä toimimattomia järjestelmiä ja ohjelmia, jotka ovat vieneet työaikaa tärkeämmiltä tehtäviltä. Moni kertoi myös siitä, että ei ole voinut vaikuttaa ohjelmien käyttöönottoon ja niiden kehitykseen. Digitaalisia laitteita ja ohjelmia koettiin myös olevan liikaa tarpeeseen ja tarkoituksenmukaisuuteen nähden, minkä seurauksena on paljon salasanoja muistettavana.

Digitaalisten ratkaisujen tarkoitus on usein helpottaa työtä, mutta toisinaan siinä käy päinvastoin, kun uudet ohjelmistot hidastavat ja vaikeuttavat työtä.

Digiasioita tarvitaan koko ajan enemmän, mutta niiden laatu tekee perustyöstä entistä haastavampaa ja resursseja kuluttavampaa. Menee enemmän aikaa, tehtävä hoituu useamman eri etapin kautta, esimerkiksi pilvipalveluiden vuoksi.

Puhelimet ovat hieman hitaat ja ei niin toimivat. Puhelimista jaamme nettiyhteyden kotikäynneillä tietokoneelle, mikä voisi olla tehokkaampi.

Teknologian lisääntymiseen ja käyttöön työpaikoilla liittyy monenlaisia fyysisiä ja henkisiä kuormitustekijöitä, stressin aiheuttajia ja ongelmia. Niitä ovat mm. pienet ja ahtaat työskentelytilat, joissa ilmanvaihdon toimimattomuuden vuoksi on huono ilmanlaatu. Kerrottiin myös pienistä varastokopeista, joista käsin jouduttiin hoitamaan luottamuksellisia asiakaspuheluita.

Monta ihmistä on samassa tilassa, niin joutuu puhumaan pitkiä puheluja varastokopeissa ym., joissa ilmanlaatu on huono pölystä ja ilmanvaihdon puuttumisesta johtuvaa.

Henkistä kuormitusta ja aggressioita aiheuttaa se, että koneet, laitteet, ohjelmat ja yhteydet eivät toimi kunnolla, toimivat hitaasti tai säännöllisesti eivät toimi lainkaan. Kuormitusta aiheutui siitä, että arvokasta työaikaa kuluu jatkuvien ja erilaisten ongelmien ja häiriötilojen korjaamisessa sekä avun etsimisessä ja odottelussa.

Sähköiset asiakastietojärjestelmät helpottavat työntekoa, mutta vastaavasti niiden kaatuessa työnteko on välillä joiltain osin lähes mahdotonta.

Näperretään digitaalisia laitteita joka kohdassa ja niiden virheitä korjaa usea ihminen.

Teknologiaan ja teknologisiin valmiuksiin, yhteyksiin, osaamiseen ja asenteisiin liittyi monia ongelmia. Niistä yleisimpiä on kuvattu seuraavien siteerauksien avulla.

Työntekijöillä ei omia tietokoneita, yhteensä 1–2 tietokonetta käytettävissä etätapaamiseen. Vähän ja ahtaita toimistotiloja, 1–2 henkilöä mahtuu.

Ei osaamista toimia verkossa, käyttää eri ohjelmia.

Teams-palavereihin liittyi myös monenlaisia ongelmia, jotka liittyivät verkkoyhteyteen, sovelluksen perusominaisuuksiin (kamera, ääni, nauhoitus) ja käyttäjien asenteisiin. Seuraava kuvaa SoteDialogit-hankkeen kehittämistyön ohjaajan kokemuksia.

Teams palavereissa mobiililla tai tietokoneella ei saada yhteyttä, kun ollaan etätöissä kotona tai mökillä. Monta henkilöä kokoontunut saman näytön ääreen, jolloin ääni ei kuulu eikä kuva näy kaikille. Ääntä ja kuvaa ei saada esille. Kamera kuvaa kattoa tai on poissa päältä. Ei pidetä eri syiden vuoksi kameroita päällä – ollaan yöpaidassa, tukka on huonosti, tehdään muuta samaan aikaan.

Etätyön ja teknologian vaikutuksia työhyvinvointiin

Koronan aikaisen teknologiaintensiivisemmän työn ja vuorovaikutuksen sekä etätyön kielteisiä kokemuksia ovat monet psykososiaaliset ja muut vaikutukset työhyvinvointiin.

Korona on sekoittanut kaiken. Työstä on tullut entistä epäselvempää.

On joutunut luovimaan ja antamaan itsestään yhä enemmän.

Tylsyttänyt parhainta terävyyttä. Taidetaan kaikki olla ”hiukan” väsyneitä.

Motivaatio vähentynyt ja heikentynyt.

Moni kyselyyn vastanneista toi esille kokemuksiaan eristäytyneisyydestä, yksin työskentelystä ja yksinäisyydestä, lisääntyneestä työmäärästä sekä työhön kohdistuneista nopeista ja ennakoimattomista muutoksista.

Työn määrä on lisääntynyt, mutta resursseja ei ole lisätty. Ylityöt ovat lisääntyneet ja koen, että korona-aika on ollut työurani raskain.

Korona on laittanut kaikki hoitajat aika ajoin hyvin tiukille.

Koronatilanne on kuormittanut henkilöstöä.

Yksinäisyys työssä on lisääntynyt.

Mielenkiintoista on se, etätöissä olevista kyselyyn vastanneista vain muutamat henkilöt kuvasivat koronan ajan poikkeusolosuhteiden johtamisen tai työnantajan vastuista huolehtimisen piirteitä. Vaikka kokemuksia oli vähän, ne lienevät hyvinkin yleisiä kohdistuen esihenkilöiden vaihtuvuuteen, vähäiseen läsnäoloon, kasvokkaisten tapaamisten vähäisyyteen ja etäisyyteen. Työnantajien vastuista tuotiin esille huono perehdytys, koronan aikaiset vähäiset tai niukentuneet henkilöstöresurssit, lisääntynyt työmäärä, joiden yhteisvaikutuksena koettiin työkuormitusta ja työhyvinvoinnin heikentymistä.

Perehdytys on ollut olematonta ja esimiehen tuki on ollut vähäistä.

Esimiehet vaihtuneet, hoidetaan vain pakolliset asiat ja nekin nopeasti.

Esimies on tosi vähän työpaikalla tai laisinkaan. Vähemmän kasvokkain esimiesten kanssa, mikä on persoonatonta ja negatiivinen vaikutus.

Etätyö ja digiloikka edellyttävät kunnon työvälineitä ja perehdytystä

Tulokset osoittavat, että teknologiaan ja etätyöhön suhtaudutaan sekä myönteisesti että kielteisesti. Molempien koetaan tulleen työelämään pysyviksi, tarpeellisiksi ja tarkoituksenmukaisiksi asioiksi. Teknologian käyttö on koronan aikana selkeäasti monipuolistunut, yleistynyt ja vakiintunut työssä ja työyhteisöissä. Kokemus uuden teknologian oppimisesta sekä hyvistä toimintatavoista sekä etäkokousohjelmista on hyvin yleinen. Niiden koetaan helpottavan ja tehostavan työtä sekä työajan käyttöä. Monella työpaikalla myös koneet ja laitteet ovat riittäviä, asianmukaisia ja toimivia. Tulevaisuuden toiveena on, että asiakkaiden osaaminen teknologian käytössä sekä etäkontakteissa lisääntyisi ja paranisi.

Etätyöstä on saatu paljon myönteisiä kokemuksia ja sen toivotaan jatkuvan myös koronapandemian jälkeen. Etätyöskentely on tuonut mukanaan työhyvinvointia ja työssä jaksamista parantavina tekijöinä työn yksilöllistä suunnittelua ja joustavuutta, lisännyt työn sujuvuutta ja tehokkuutta sekä säästänyt työaikaa varsinaisille työtehtäville, kun siirtymiset paikasta toiseen sekä matkustaminen ovat vähentyneet.

Etätyön ja teknologian kielteiset vaikutukset, haasteet, olosuhteet ja työskentely-ympäristö ovat luonteeltaan fyysisiä, henkisiä ja psykososiaalisia kuormitustekijöitä, jotka heikentävät suoraan työhyvinvointia.

Fyysistä kuormitusta ovat lisänneet huonontuneet ja myös pienentyneet fyysiset työtilat sekä etätyössä kotona että työpaikoilla. Hyvin yleisesti monia kuormittaa teknologian jatkuva ja liialliseksi koettu käyttö, laitteiden, järjestelmien, ohjelmien ja yhteyksien jatkuvat muutokset, ongelmat ja toimimattomuus yhdistyneinä heikkoihin vaikutusmahdollisuuksiin. Muistia kuormittavat lukuisat salasanat uusien järjestelmien opettelemisen lisäksi.

Psykososiaalista kuormittumista aiheutuu sosiaalisesta eristäytymisestä sekä välittömien kontaktien ja vuorovaikutuksen väheneminen työkavereiden, esihenkilöiden ja asiakkaiden kanssa. Aidot kasvotusten tapahtuvat kohtaamiset, tapaamiset ja palaverit sekä spontaanit epäviralliset käytävä- ja kahvipöytäkeskustelut ovat jääneet pois. Viimeksi mainituilla on merkittävä rooli työn luontaisessa tauottamisessa ja työstä palautumisessa.

Myös uusien ideoiden syntymistä tukeva vapaa ja spontaani keskustelu on selkeästi vähentynyt. Teknologiavälitteiset kohtaamiset ovat tehostaneet ajankäyttöä jo liikaakin.

Ehkä mielenkiintoisin tulos koronan aikaisesta työskentelystä SoteDialogit-hankkeen sosiaali- ja terveysalan työpaikoilla on se, että johtamisesta, esihenkilötyöstä ja työnantajan vastuista koronan ajan poikkeusolosuhteissa kirjoitettiin vähän. Esille tuotiin kuitenkin asioita, jotka lienevät hyvinkin yleisiä, kuten esihenkilöiden vaihtuvuus, vähäinen läsnäolo, etäisyys, huono perehdytys, vähäiset henkilöstöresurssit, lisääntynyt työmäärä ja kuormitus.

Vaikka työnantajan ja esihenkilöiden vastuista ja velvollisuuksista ei suoraan kirjoitettukaan, miltei kaikki esille tulleet etätyöskentelyyn, teknologiaan ja digitalistumiseen liittyvät kielteiset piirteet, ongelmat ja haasteet sekä osaamisen vajeet ja lisäkoulutustarpeet kuuluvat selkeästi työnantajien vastuiden ja velvollisuuksien piiriin. Työnantajilla on velvollisuus erilaisissa poikkeusolosuhteissakin huolehtia henkilöstönsä työskentely-ympäristöstä, työvälineistä sekä työhyvinvoinnista. Tulokset kertovat, että näitä työnantajien vastuita on selkeästi koronan aiheuttamissa poikkeusolosuhteissa laiminlyöty.

Tulevaisuuden työn tekemisen tapoja suunniteltaessa ja linjatessa olisi hyvä käydä laajasti keskustelua eri osapuolten kanssa. Työntekijöiden vaikutusmahdollisuuksia ja muita työnhyvinvointiin vaikuttavia tekijöitä, työn uudistamista ja johtamisen muutosta etätyössä olisi hyvä yhdessä pohtia, käydä reflektiivisiä ja rakentavia dialogeja työn murroksesta ja työn tulevaisuudesta siten, että mahdollisimman moni voisi niihin osallistua, niin esihenkilöt, johtajat kuin myös muut työntekijät yhdessä.

 

[i] SoteDialogit-hankkeen koordinaattorina toimii Tampereen yliopisto, Työelämän tutkimuskeskus (Sirpa Syvänen). Muita toteuttajia ovat Itä-Suomen yliopisto, Lapin ammattikorkeakoulu ja Seinäjoen ammattikorkeakoulu. Yhteistyötahoja ovat Kunteko ohjelma sekä sosiaali- ja terveysalan ammattijärjestöt Talentia ja SuPer sekä Keva.

Sirpa Syvänen (HT) työskentelee Tampereen yliopiston Työelämän tutkimuskeskuksessa. Hän on yliopistotutkija sekä sosiaali- ja terveystaloustieteen, erityisesti henkilöstövoimavarojen dosentti. Hänen johtamansa toimintatutkimus- ja kehittämisprojektit ovat liittyneet työhyvinvointiin ja työn tuloksellisuuteen, dialogiseen ja osallistavaan johtamiseen sekä yhteistoiminnalliseen työyhteisöjen kehittämiseen.

Kaija Loppela (KT, ft) Kaija Loppela on työskennellyt Seinäjoen ammattikorkeakoulussa sosiaali- ja terveysalan tutkimus- ja kehittämispäällikkönä ja lehtorina. Tällä hetkellä hän työskentelee työhyvinvoinnin yliopettajana. Hänellä on pitkä työkokemus työyhteisöjen tutkimusavusteisesta ja dialogisesta kehittämisestä sekä työhyvinvoinnin ja sen johtamisen tutkimisesta ja kehittämisestä.