Johdon assistentti on todellinen moniosaaja – täydennyskoulutuksesta uusia työkaluja haastavaan työhön

Johdon assistentti on moniosaaja, useiden kokonaisuuksien hallitsija ja yhteyshenkilö, joten erityisesti organisointiin, viestintään ja yhteistyökyvykkyyteen liittyvät taidot ovat keskiössä.

– Pelkistetysti voi sanoa, että johdon assistentin työ on asioiden organisointia ja ennakointia sekä tietojen hallintaa, kuvailee täydennyskoulutuksen juuri suorittanut Birgitta Valasma Opetusalan ammattijärjestö OAJ:stä.

– Työ on todella monipuolista ja mielenkiintoista. Joka päivä on mukava tulla töihin, sanoo täydennyskoulutuksen suorittanut Sini Hakonen Pirkanmaan Osuuskaupasta.

Digitaalinen toimintaympäristö edellyttää uudenlaista osaamista

Johdon assistentin työ on muuttunut viime vuosina. Muistiot, esityslistat sekä palaverivalmistelut ovat aina kuuluneet johdon assistentin työn ytimeen, mutta toimintaympäristö on nopeasti digitalisoitunut.

– Nykyiset järjestelmät mahdollistavat myös assistenttien etätyön, toteaa Valasma.

Johdon assistentin onkin otettava nopeasti ja tehokkaasti käyttöön uusia erilaisia IT-järjestelmiä ja viestintävälineitä. Täydennyskoulutuksessa käsiteltiin erilaisia digityökaluja ja niiden hyödyntämistä työn eri osa-alueilla kokouskäytännöistä markkinointiviestintään.

Ajanhallinta on eräs keskeisimpiä johdon assistenteilta vaadittavia taitoja. Koulutuksessa ajanhallintaa käsiteltiin niin sujuvan työn kuin yksilön jaksamisen ja palautumisen näkökulmista.

– Assistentin työstä on tullut vuosi vuodelta hektisempää. Osa tilaisuuksista on hyvissä ajoin tiedossa, mutta paljon asioita tapahtuu nopealla aikataululla, mikä edellyttää hyvää paineensietokykyä, Hakonen sanoo.

Tiimityö- ja vuorovaikutustaidot ovat johdon assistenteille kullanarvoisia

Useat johdon assistentit toimivat osana johtoryhmää tai hallitusta, jolloin johtoryhmä- ja tiimityöskentelyn osaamisesta on etua.

– Näkisin että juuri johtoryhmä- ja hallitustyöskentely on laajentanut johdon assistentin asiantuntijaroolia. Esimerkiksi tiedolla johtaminen tai talouden tunnuslukujen perusteiden ymmärtäminen lukeutuvat assistentin osaamiseen yhä useammin, sanoo Tree – Jatkuvan oppimisen palvelujen asiakkuuspäällikkö Tuula Laitinen Tampereen ammattikorkeakoulusta.

Moderni johdon assistentti -koulutuksessa hiottiin myös tiimityö- ja vuorovaikutustaitoja. Hakonen ja Valasma nostavat erääksi koulutuksen kohokohdaksi Belbin®-tiimiroolitestin. Hakonen aikoo käydä tuloksia läpi vielä esihenkilönsä kanssa, ja Valasma kokee saaneensa siitä hyviä työkaluja tiimityöskentelyyn. Laitinen ei ole tästä yllättynyt, sillä Belbin-tiimiroolimalli on kansainvälisesti tunnustettu ja monipuolinen työkalu oman toimijuuden ymmärtämiseen työroolissa.

– Belbinin malli auttaa myös tiimien rakentamisessa ja kehittämisessä sekä rekrytoinneissa, Laitinen lisää.

Koulutuspäivät tempaisivat mukaansa

Valasma halusi koulutuksessa päivittää omia työskentelytapojaan sekä verkostoitua uusien kollegoiden kanssa. Hakonen sai vinkin koulutuksesta kollegaltaan ja innostui nähtyään sen sisällöt.

– Alussa ajan riittäminen työn ohessa opiskelemiseen huolestutti, mutta pikkuhiljaa löysin sopivan opiskelutahdin. Lähipäivien aiheet olivat mielenkiintoisia. Saimme lisäksi paljon vinkkejä aiheeseen liittyvästä kirjallisuudesta, ja minusta tulikin ahkera kirjastopalveluiden käyttäjä, naurahtaa Valasma.

– Johdon assistentin tehtävät saattavat vaihdella huomattavasti organisaation mukaan. Saadun palautteen perusteella koulutuksen teemoja pidettiin kiinnostavina, ja vähintään pienellä soveltamisella ne saadaan koskettamaan kaikkien työtä. Uskaltaisin väittää, että kaikki hyötyvät myös itsetuntemusta lisäävistä osuuksista tehtävästä riippumatta, opiskelijaryhmän vastuuvalmentaja, TAMKin Proakatemian alumni ja MindMe-yrittäjä Marianne Murto summaa.

Uusia näkökulmia, vertaistukea ja verkostoitumista

Valasma ja Hakonen ovat tyytyväisiä opintoihin. He kiittelevät opiskelijaryhmän hyvää yhteishenkeä ja ryhmässä käytyjä keskusteluja. He kokevat, että jo ensimmäisessä tapaamisessa syntyi hyvä ryhmähenki ja jokainen sai mahdollisuuden tulla kuulluksi.

– Opiskelijat todella ryhmäytyivät hyvin. Moni heistä on nostanut koulutuksen arvokkaaksi anniksi vertaistuen ja verkostoitumisen alan ammattilaisten kanssa. Siihen myös tähdättiin koulutuksen tiimioppimisen viitekehykseen rakennetulla kokonaisuudella, Murto sanoo.

Haastateltavat suosittelevat täydennyskoulutusta kaikille johdon assistenteille, jotka kaipaavat tukea omaan työhönsä tai haluavat löytää siihen uusia toimintamalleja ja näkökulmia.

– Itse olen tosi iloinen, että lähdin mukaan. Suosittelen koulutusta sekä pitkään työssä olleille että uudemmille johdon assistenteille, Hakonen vinkkaa.

– Opiskelu kannattaa aina, täydentää Valasma.

 

Lue lisää Moderni johdon assistentti -täydennyskoulutuksesta

Teksti: Liisa Marttila
Kuva: Emmi Suominen