Sykemittaritutkimus osoitti tietotyön stressikohdat
Tampereen ja Wisconsinin yliopiston tutkijaryhmä tutki tietotyön kuormittavuutta ensimmäistä kertaa aidossa koeympäristössä siten, että tietokoneen lokidata yhdistettiin psykofysiologiseen mittaamiseen, joka toteutettiin sykemittarin avulla.
Tutkimusaineisto koottiin 37 henkilön vapaaehtoisryhmältä, jonka jäsenistä 13 työskenteli taloushallinnossa, 14 vakuutusalalla ja 10 palkkahallinnossa. Lopulliseen aineistoon valikoitui 19 henkilöä.
– Tutkimuksen tulokset olivat odotuksen mukaisia. Me halusimme nimenomaan varmistaa sen, että runsaat keskeytykset ja runsas kommunikaatio ovat stressaavia tekijöitä. Halusimme katsoa, voidaanko sitä mitata psykofysiologisesti, ja tulos on se, että voidaan, sanoo yliopistotutkija Jussi Okkonen Tampereen yliopiston informaatioteknologian ja viestinnän tiedekunnasta.
Elävä työympäristö
kohteena ensimmäistä kertaa
Sykemittarilla on mitattu stressiä aiemminkin koeoloissa, mutta tässä tutkimuksessa sitä sovellettiin ensimmäistä kertaa elävään työympäristötön.
Sykemittari kertoo vireystason muutoksista, mutta se näyttää sekä positiivisen että negatiivisen stressitilan samanarvoisina. Tässä tutkimuksessa positiiviset ja negatiiviset tunnetilat pystyttiin erottamaan toisistaan, kun sykemittarin tietoja verrattiin tietokoneen lokitietoihin ja työntekijöiden omaan subjektiiviseen arvioon.
Jussi Okkosen lisäksi tutkijaryhmään kuuluivat professorit Markku Turunen ja Reijo Savolainen Tampereen yliopistosta sekä professori Tomi Heimonen Wisconsinin yliopistosta Yhdysvalloista. Myös Heimonen on lähtöisin Tampereelta.
Tutkimushanke kuulu informaatioergonomian alaan, joka on sukua fyysiselle työergonomialle siten, että siinä arvioidaan aivoihin kohdistuvaa kuormitusta fyysisen kuormituksen sijasta.
– Kun fyysisessä ergonomiassa säädellään työtuoleja ja näytön kulmaa, niin informaatioergonomiassa säädetään digitaalista työympäristöä sellaiseksi, että työ sujuisi mahdollisimman hyvin, Okkonen kertoo.
Sähköposti stressaa,
iltapäivä ahdistaa
Sähköposti erottui muista tietokoneohjelmista siinä, että stressitaso kohosi heti, kun työntekijä siirtyi sen käyttöön.
Jussi Okkonen kertoo, että sovellusten välillä oli selviä polkuja. Lokitiedoista kävi ilmi, että sähköpostiviestin avaaminen käynnisti ketjun, jossa työntekijä siirtyi ensin selaimeen ja sen jälkeen takaisin alkuperäiseen sovellukseen. Tällaisista kierroksista tuli työntekijälle usein toistuva stressin aihe.
Subjektiivinen kokemus stressikierteestä saattoi pahimmillaan olla se, että työntekijä ei hallinnut tilannetta ja hän pelkäsi menettävänsä kontrollin kokonaan.
Monien työntekijöiden stressitaso oli jo aamulla korkea, mutta lokitietojen perusteella kaikilla tutkimukseen osallistuneista työtähti kiihtyi ja stressi nousi iltapäivällä.
Tutkijat selittävät ilmiötä sillä, että työn pakkotahtisuus kiihtyy iltapäivään mennessä, kun tulee tarve saada päivän työt tehtyä ennen kotiinlähtöä.
– Iltapäivällä toinen jalka on jo siellä vapaalla. Työ valuu helposti kotiin, sillä tietotyössä on tyypillistä tehdä töitä illalla kotona. Se näkyy myös toiseen suuntaan niin, että jo ennen työpäivän päättymistä voidaan miettiä kotiasioita, Jussi Okkonen sanoo.
Työpaikan aamua Okkonen kuvailee jopa fantastiseksi siten, että silloin näyttää olevan koko päivä aikaa tehdä työt. Se eroaa merkittävästi iltapäivästä, jolloin työt ruuhkautuvat ja kotityöt alkavat painaa mieltä.
Okkonen ehdottaa ratkaisuksi työn rytmittämistä ja oman työympäristön säätelemistä. Iltapäivän voisi varata siihen, että on kaikkien tavoitettavissa ja häirittävissä. Aamun matalan stressitason voisi käyttää keskittymällä vaativiin töihin.
Tutkimusryhmän tavoitteena on laatia helppokäyttöinen työkalu, jonka avulla stressiongelman voisi havaita hyvissä ajoin ennen kriisin puhkeamista. Ihannetapauksessa työntekijä voisi pienellä, omin päin toteutettavalla arvioinnilla muuttaa suuntaa ajoissa.
Sähköpostipingis
sotkee työrytmin
Tietotyössä ei voi kokonaan sulkea pois kommunikointia ja viestinnän monikanavaisuutta, mutta kokonaisuutta voisi hallita nykyistä paremmin.
Tutkijat havaitsivat kenttätutkimuksissaan, että vain harvassa organisaatiossa on selkeät ja julkilausutut ohjeet käytöstavoista tietotyön eri vaiheissa.
– Yksinkertainen asia on se, miten käytetään sähköpostia. Paras sähköposti on se, joka menee juuri oikealle henkilölle ja otsikosta selviää, mistä siinä on kysymys, eikä teksti ole liian pitkä, Jussi Okkonen sanoo.
Sähköpostiviestit lähetetään liian usein monille vastaanottajille, myös sellaisille, joille asia ei lainkaan kuulu. Lisäksi viestit on väärin otsikoitu tai ne ovat vastausviestejä tai eteenpäin ohjattuja viestejä, joissa asiasisältö ja otsikko eivät vastaa lainkaan toisiaan.
Pahinta Okkosen mukaan on sähköpostipingis, jossa sähköpostipyyntöä ei viedä lainkaan eteenpäin. Sen sijaan ruuhkautetaan viestiketju, vastataan viestin välittäjälle ja lisätään joukkoon joku triviaali kysymys. Näin sähköposteista tulee helposti työjono, jossa on Okkosen mielestä jo perverssejä piirteitä.
Työkäyttöön tulee jatkuvasti uusia digitaalisia välineitä, joissa on Okkosen mukaan usein hyviä, jopa fantastisia ominaisuuksia. Ongelma on siinä, ettei niiden käyttöön opasteta eikä mietitä, mitä niillä oikeasti tehtäisiin.
Ihmiset omaksuvat ohjelmien erilaisia käyttötapoja ja laitostuvat organisaatioiden käytäntöihin. Jossakin vaiheessa herätään ihmettelemään, miksi asiat eivät tule hoidetuiksi, vaikka laitteita on niin paljon.
Kuva ja teksti: Heikki Laurinolli
