ME-WE-US: osallisuutta ja läsnäoloa etäkohtaamisiin

Etäläsnäolon kokemista voi edistää pienilläkin konsteilla. Kerron seuraavassa Grape People -yhtiön fasilitointikonseptin ”me-we-us” soveltamisesta. Olen käyttänyt työtapaa kevään ja syksyn 2020 aikana yhteensä yli 100 tunnin verran 15-20 hengen virtuaalikohtaamisissa, ja menetelmä toimii.

Yhteisen virtuaalisen ”olotilan” luominen tapaamiseen on tärkeää. Kannattaakin laittaa ruudunjaolla (share screen) tapaamisen taustakuva valmiiksi näkyviin, ja avata miitti jo 15-20 minuuttia ennen aloitusta.

Toistuvasti koolla olevalle porukalle käytän lisäksi taustakuvaan upotettua kaaviota. Siinä isolle ympyrän kehälle on aseteltu yhtä monta pientä, etunimet sisältävää ympyrää, kuin tapaamisessa on osallistujia. Itsekin olen ympyrässä tasavertaisena mukana.

Keskelle kaaviota yleensä sijoitan kokoontumisemme arvot. Toiseen laitaan sijoitan tapaamisen ohjelman: aluksi lyhyt tieto ”Bio- ja kahvitaukoja sopivissa kohdin”. Pieni ele lupaa, että emme aio ”paahtaa” läpi ohjelman, vaan jaloittelemme ja pidämme taukoja. Ohjelmassa kerrotaan selkeästi, milloin on alustuksia (”introja”), etäryhmätöitä (”break-out-rooms”) tai yhteistä työskentelyä (purkua).

Tapaaminen kannattaa aina aloittaa pienellä check-in -kierroksella. Aloitan itse, ja käymme kaaviokuvan mukaisesti ringin, tai kukin voi ”heittää virtuaalipallon” toiselle. Tämä kierros on tutustumista tai vuorovaikutuksen lämmittelyä. Jos osallistujia on paljon (yli 15), kannattaa tehdä check-in -kierros etäryhmätyöskentelynä.

Me-we-us -konseptin idea on yksinkertainen. Sen avulla huomioidaan, että olemme erilaisia: toiset ovat nopeampia ja alttiimpia reagoimaan, ja toiset ovat pohtivampia ja hitaammin syttyviä.

Tutustumiskierroksen jälkeen tulee päivän ensimmäiseen teemaan johdatteleva intro (esim. 20 minuuttia). Sen jälkeen annetaan osallistujille vielä 5-10 minuuttia koota ja jäsennellä ajatuksiaan (me-vaihe). Tämä on tärkeää, koska näin kaikki saavat pohtia ”luvan kanssa”. Mikä tahansa hiljaisuus linjoilla (esim. yllättäen tullut kysymys reagointiaikoineen) johtaa äkkiä outoon fiilikseen, yhteysongelmien epäilyyn ja ”huhuiluun”.

Me-vaiheen jälkeen tehdään satunnaiset ryhmät, joissa on 3-5 osallistujaa (we-vaihe). Annetaan introa koskeva tehtävä (tai esim. aiemmin käsiteltyä aihetta koskeva purkutehtävä). Annetaan myös selkeä aikaraja. Aluksi aikaraja kannattaa pitää n. 20 minuutissa. Vuorovaikutusta ”ruokkii” se, että keskustelut jäävät aluksi hieman kesken, kuin että koettaisiin ”luppoaikaa”. Satunnaiset ryhmät tutustuttavat porukan nopeasti.

Yhteinen esittely (us-vaihe) voidaan käydä läpi ryhmittäin. Höpöttelyruutua eli chattia on myös kätevä käyttää purkuun. Sieltä voidaan joustavasti nostaa keskeiseksi koettuja asioita, ja huomata yhteneviä teemoja ja kommentteja.

Tauoista kannattaa huolehtia. Introa pitävä esiintyjä unohtaa ne helposti ”adrenaliinihuuruissaan”. Vähintään 15 minuutin tauko aina 50 minuutin jälkeen on vahva suositus, jotta osallistujienkin vireystila säilyisi. Etäryhmätyöskentelyhän ei ole työskentelijöiden tauko.

Lopuksi voidaan pitää päivän tunnelmista check-out -kierros, ja ottaa tuntemukset muutamalla sanalla ympyräkaaviota hyödyntäen. Varaan yleensä lisäksi 15-20 minuuttia kokoontumisen lopusta aikaa satunnaisesti muodostetuille ”vapaan höpöttelyn” etäryhmille. Tämä vastaa luennon jälkeen kahvilla käymistä.

Tärkeintä on oivaltaa, että opettajan ei tarvitse olla koko ajan äänessä tai seurata tarkasti, mitä etäryhmätyöskentelyssä tapahtuu. Kun ilmapiiri on hyvä, tietoa kyllä ”tihkuu” molempiin suuntiin.

Timo Keski-Petäjä

Yliopistonlehtori, Sertifioitu Tiimiakatemia ® Team Coach