Työkalupakki – moninaisten sovellusten hallintaa

Digitalisaatiolla tuntuu olevan kaksi vastakkaista kehittämissuuntaa, uusien täsmäsovellusten vyöry ja pyrkimykset hallita niiden paljoutta. Tämä kirjoitus kuvaa yhtä yritystä kokonaisuuden pitämiseen näpeissä. Kirjoitus esittelee tähän tarkoitetun Excel-sovelluksen, johon voidaan tallentaa suuri määrä digisovelluksia niihin liittyvine perustietoineen. Sovellus ei ole korkeakouluyhteisön tarjoama, mutta antaa käyttäjälleen mahdollisuuden pitää henkilökohtaisesti kirjaa kokeilemistaan digityökaluista sekä kokeiluissa tekemistään havainnoista.

Tietoturvalliset työkalut

Koulutusorganisaatioilla on yleensä tietoturva- ja kustannussyistä rajattu valikoima sovelluksia henkilöstön ja opiskelijoiden käyttöön. Tampereen korkeakouluyhteisö on julkaissut hyvän havainnollistuksen, joka ohjaa käyttämään korkeakouluyhteisön käyttöön valittuja digityökaluja.

Nämä ovat hyvä lähtökohta korkeakouluyhteisön piirissä työskenneltäessä. Useimmat opiskelijat toimivat muissakin organisaatioissa, joten opiskelijalähtöisyys ohjaa etsimään muitakin käyttökelpoisia työkaluja. Korkeakouluhenkilöstöllä on tarve kehittää toimintaa ja samalla tutustua uusiin työkaluihin, joita ei vielä ole liitetty em. sipulimalliin. Myös eri organisaatioissa toimivat opettajat etsivät koko ajan uusia sovelluksia. Koulutuksen suunnittelussa on hyvä nähdä myös ne tarpeet, joita esiintyy korkeakouluopiskelun rinnalla tai jälkeen. Tietoturvallisen ”kuplan” ylläpitäminen korkeakouluyhteisön näkökulmasta tärkeää, mutta vuorovaikutus ympäröivän todellisuuden kanssa haastaa sitä jatkuvasti.

Digityökaluja halintaan digityökaluilla

Yhä useampaan käyttötarkoitukseen löytyy vaihtoehtoisia sovelluksia, joiden välillä on ehkä varsin pieniäkin eroja. On mahdollista tyydyttää yhä useampia käyttötarpeita. Samalla ilmenee digitalisaatiolle ominainen sirpaleisuus, joka koko ajan vain kasvaa. Se aiheuttaa pulmia käyttäjälle. Mistä löydän käyttökelpoisen tai jopa sopivimman sovelluksen muuttuviin käyttötarkoituksiin?

Lukuisien sovellusten hallinta muodostuu siis haasteelliseksi. Vaihtoehtojen vertailu ei välttämättä ole vaivatonta. Digisovelluksien runsauden esittely, niiden harjoittelu ja käyttöönotto voi joskus tuntua sekavalta, kun vaihtoehtoja on niin paljon.

Kirjoittajan havainto on, että usein digityökaluja hallitaan digityökaluilla. Tampereen korkeakouluyhteisön Intra ja TAMKin Peppi, opettajan työpöytä, ovat hyviä esimerkkejä yrityksistä hallita lukuisia täsmätyökaluja. Esimerkiksi jälkimmäiseen on integroitu työaikasuunnitelmat, opiskelijoiden ohjaukseen liittyvät ominaisuudet, opintojaksototeutukset, toteutuksen arviointi, HyväHot- eli osaamisen hyväksilukujärjestelmä, resurssien hallinta jne.

Työkalupakki ja sen käyttötarkoitus

Työkalupakki on Excel-sovellus, joka on laadittu Visual Basic for Applications (VBA) -kielellä. Työkalupakin prototyyppi on julkaistu ICERI2017-konferenssissa (Janhonen, 2017). Versio oli toteutettu PowerPoint-ympäristöön. On osoittautunut, että Excel on datankäsittelyn suhteen olennaisesti tehokkaampi kuin PowerPoint.

Tämänhetkiseen versioon on tallennettu noin 400 työkalua. Ensisijainen tarkoitus on osoittaa, miten suuri määrä erilaisia työkaluja voidaan hallita kompaktissa muodossa. Käyttäjä voi muokata sisällön kokonaan mieleisekseen.

Työkalupakki on tarkoitettu sekä opiskelijan että opettajan käyttöön. Sillä on sekä kokoava, eriyttävä että henkilökohtaistava käyttötarkoitus.

• Kokoava funktio: Käyttäjä voi löytää useiden aihepiirien työkaluja nopeasti ja vertailla niiden ominaisuuksia. Työkalujen perustiedot tallennetaan systemaattisesti samalla tavalla, mikä auttaa luomaan kokonaiskuvan tietyn aihepiirin työkaluista.
• Eriyttävä funktio: Työkalujen keskinäinen vertailu on mahdollista. Käyttäjä pääsee nopeasti myös perehtymään yksittäisen työkalun ominaisuuksiin.
• Henkilökohtaistava funktio: Käyttäjä voi muokata sisällön vapaasti haluamakseen. Kaikkien työkalujen kuvaukset ovat muokattavissa, uusia työkaluja voi lisätä ja olemassa olevia poistaa. Henkilökohtaistamiseen voi käyttää myös ”Suosikit”-valintaa.

Työkalupakin käyttötapoja sekä kehitysidea

Tämänhetkinen versio on yksilölliseen käyttöön soveltuva. VBA:n makrot eivät näet toimi verkossa. Työpöytäsovelluksella käytettäessä tulee makrot sallia. Nykyistä versiota voi hyödyntää esim. seuraavasti:

• Opettaja tai opiskelija käyttää Työkalupakkia omalla koneellaan ja päivittää sitä itse omaan käyttöönsä.
• Opettaja tai opiskelija voi myös tuoda päivittämänsä version muiden käyttöön.

Tulevaisuudessa vastaavaa algoritmia voisi kehittää tarkoituksenmukaisella ohjelmistotyökalulla yhteisöllistä käyttöä tukevaksi verkkoversioksi.

Seppo Janhonen, yliopettaja, TAMK, Ammatillinen opettajakorkeakoulu

Ohjeet ja tarvittava Excel-tiedosto

Ohjeet sovelluksen käyttöön löydät alla olevalta videolta. Videossa ei ole ääniselostusta ja voit käyttää Panopton hallintapainikkeita pysäyttääksesi videon tai muuttaaksesi katselunopeutta.

Lataa alle linkitetty xlsm-tiedosto omalle koneellesi käyttääksesi sitä. Tiedosto käyttää makroja. Makrojen toimivuutta ei voida taata kaikissa ympäristöissä.

Linkki Työkalupakki vrs 2 -tiedostoon.

Lähteet

Janhonen, S. (2017.) Transparent and Engaging Learning Processes in Diverse Student Groups: How to Make Management of Mobile Learning Easier. ICERI2017, the 10th Annual International Conference of Education, Research and Innovation, 16-18 November 2017, Seville, Spain.