IT-palvelut työsuhteen päättyessä

Käyttäjätunnus sulkeutuu

Kun työsopimuksesi päättyy, käyttäjätunnus ja peruskäyttövaltuudet (kirjautuminen, M365, id.tuni.fi)  ovat voimassa 7 päivää työsopimuksen päättymisen jälkeen. Sopimukseesi liitetyt lisäkäyttövaltuudet päättyvät heti. Tämän jälkeen tunnuksesi poistuu käytöstä. Voit tarkistaa tunnuksen voimassaolon id.tuni.fi-palvelusta.

Kun tunnuksesi sulkeutuu, myös siihen liittyvä sähköpostiosoite ja sähköpostilaatikko poistuvat käytöstä. Postien edelleen ohjaaminen sulkeutuneesta sähköpostiosoitteesta tai automaattisen vastauksen asettaminen siihen ei ole mahdollista. 

Jos sinulla on käyttövaltuuksien omistajuuksia, esim. levyoikeusryhmä, wiki-alusta, kotisivukone ym., varmista, että käyttövaltuuksien omistajuus siirretään oikealle taholle. Pyyntö käyttövaltuuden poistamisesta ja omistajan vaihtamisesta tehdään IT Helpdeskiin. Voit tarkistaa käyttövaltuuksiesi omistajuudet id.tuni.fi-palvelusta.

Muista myös vastuullasi olevien järjestelmien ja IT-sopimusten vastuiden siirto. Jos olet järjestelmän, IT-sopimuksen tai lisenssisopimuksen vastuuhenkilö tai kontakti, pyydä vastuuhenkilön muutosta IT Helpdeskistä.

Sovi esihenkilösi kanssa korkeakouluyhteisölle tarpeellisten tiedostojen ja tietojen luovuttamisesta riittävän ajoissa.

Lue myös: Tietoturva työsuhteen tai opinto-oikeuden päättyessä (tuni.fi)

Palauta tietokone ja puhelin

Ota työkoneeltasi tiedostot talteen. Muista myös mahdolliset selaimen kirjanmerkit ja tallennetut salasanat. Ota myös puhelimestasi tarpeelliset puhelinnumerot, valokuvat ym. talteen. IT-ylläpito nollaa laitteet, kun ne palautetaan.

Työsuhteesi päättyessä palauta tietokoneesi ja puhelimesi oheislaitteineen kampuksen laitelokerikkoon.

• Hervanta, Päärakennus, Korkeakoulunkatu 10, 2. kerros PB219 aula
• Kauppi, Arvo, Arvo Ylpön katu 34, ARVO2 aula
• Keskusta, Päätalo, Kalevantie 4, A059 käytävä
• TAMK Pääkampus, B-rakennus, Kuntokatu 3, 2. kerros B2-01 käytävä

Laitepalautukset voit tehdä ilman asiointikoodia tai kirjautumista palveluun.  

Huolehdi digitaalisista aineistoistasi

Huolehdi ennen työsuhteesi päättymistä käsittelemiesi aineistojen tallentamisesta, poistamisesta tai siirrosta toiselle henkilölle. Alle on koostettu ohjeistusta yleisimmin käytetyistä palveluista.

Tallennustilat

• OneDrive:
  • Siirrä tarvittava data TG-ryhmään ja poista tarpeettomat tiedostot. Työsuhteen päättyessä esihenkilösi saa automaattisesti OneDrive-tallennustilasi haltuunsa 30 päivän ajaksi, jonka jälkeen OneDriven sisältö poistetaan. Esihenkilön on tänä aikana otettava tarpeellinen sisältö talteen.
• Tuni Groups (Teams): 

• • TG-ryhmien data säilyy ennallaan edellyttäen, että sinne on vielä jollakin oikeus. Jos olet TG-ryhmän ainoa omistaja, niin lisää tilallesi joku/joitakin muita, joka jatkossa huolehtivat ryhmän jäsenistöstä ja elinkaaresta. Jos olet viimeinen, jolla on käyttöoikeus, niin TG-ryhmä poistetaan.

• Henkilökohtainen kotihakemisto, P:-asema:
  • Henkilökohtainen kotihakemisto verkkolevyllä poistetaan automaattisesti käyttövaltuuden päätyttyä. Mikäli jäät esim. opiskelijan statukselle, on sinun vastuullasi käsitellä kotihakemistoon jääneitä työaiheisia asioita niiden edellyttämällä tavalla. 
• S: -aseman ryhmähakemistot verkkolevyllä:
  • Jos olet ryhmähakemiston käyttövaltuuksien ainoa omistaja, pyydä IT Helpdeskistä ajoissa käyttövaltuuden omistajuuden siirtoa sopivalle henkilölle. Tee näin myös silloin, jos olet jäämässä esim. opiskelijan statukselle. 

Muut henkilökohtaiset tuotokset

• Microsoft PowerBI:n henkilökohtaiset työtilat
  • Poistuvat automaattisesti tunnuksen sulkeuduttua. Ota tärkeät asiat talteen.
• Microsoft Power Apps
  • Eivät poistu automaattisesti. Ota tärkeät asiat talteen.
• Power Automate data, työnkulut ym.
  • Eivät poistu automaattisesti. Ota tärkeät asiat talteen.
• Oman kotitietokoneen Bitlocker-kiintolevysalauksen salausavaimet
  • Jos Windows-kotikoneelle on esim. asennettu TUNIn kautta saadut Office-ohjelmistot tai syötetty TUNI-tunnus Windowsin asetuksiin, kotikoneen kiintolevyn salausavaimet ovat voineet tallentua TUNIn hallinnoimaan Microsoft-pilveen. Kun henkilön TUNI-tunnus suljetaan, kotitietokone voi vaatia tietyssä tilanteessa salausavaimen syöttämistä, eikä tietokone ei enää käynnisty. Tarkista ennen tunnuksen sulkemista, ovatko salausavaimet pilvipalvelussa, ja ota ne talteen: Kirjaudu TUNI-tunnuksilla Microsoft 365-portaalin henkilökohtaisiin tietoihisi ja tarkista ”Laitteet” -välilehdeltä, onko siellä laitteidesi Bitlocker-avaimia. Tietohallinto ei voi luovuttaa eikä säilyttää salausavaimia pyydettäessä, joten sinun on otettava ne itse talteen ennen tunnuksesi sulkeutumista.
    Laitteen salaus Windowsissa - Microsoft-tuki
• Homepages.tuni.fi: Jos sinulla on henkilökohtainen kotisivu, ota sisältö talteen. 

Opetusaineistot

Moodle:

• Jos sinulla on Moodle-alueita, joita ei tarvitse, etkä halua säilyttää, lue alueiden poistamisesta Moodle-ohjeista.
• Jos opiskelijoiden tulee vielä päästä Moodle-alueellesi, huolehdi, että sovit tiedekuntasi/yksikkösi sisällä, kenelle voit siirtää opettajan oikeudet alueellasi.
• Sulje Moodle-alueet, joihin opiskelijoiden ei tarvitse enää päästä sisälle. Älä kuitenkaan poista alueelta mitään, sillä arviointiin liittyviin suorituksiin päätee korkeakouluyhteisön tutkinto-/arviointisäännöissä kerrotut suoritusten säilytysajat.
• Tarkista Moodle-alueella olevat suoritukset ja tee niistä tarvittaessa kirjaukset.
• Jos haluat hyödyntää itse rakentamaasi Moodle-aluetta myöhemmin ja muiden organisaatioiden Moodleissa, voit ottaa Moodle-alueesta varmuuskopion ja ladata sen koneellesi.

Panopto:

• Jos haluat säilyttää omat Panopto-videopalvelulla tekemäsi ja/tai palvelussa julkaisemasi videotallenteet, lataa ne talteen ennen työsuhteesi päättymistä Panopton tukisivun ohjeen mukaisesti tai intrasivun Yhteiset videot ohjeella. Videot poistetaan automaattisesti kun niitä ei ole katsottu muutamaan vuoteen, mutta tämä ei riipu käyttäjätunnuksesi voimassaolosta.
   

TUNI Virtual Desktop ja Citrix:

• Azure Virtual Desktop -virtuaalityöpöydillä ja Citrix-työpöydillä ne tiedostot, jotka olet tallentanut käyttäjäprofiiliisi eli esim. työpöydälle (Desktop) ja tiedostot (Documents) -kansioihin, ovat käytettävissä vain virtuaalityöpöytien kautta. Jos olet jättänyt näihin paikkoihin jotain tärkeää, kirjaudu virtuaalityöpöydälle ja kopioi tiedostot itsellesi talteen esim. OneDriven kautta.

Muut opetuksen järjestelmät:

• • Plussa: Tiedot tuotetaan course-gitlab-palvelimen tiedoista, katso alla ohje Gitlabista (kohta tutkimusaineistot). Kurssit Plussasta eivät poistu automaattisesti.
  • Weto: Ota tarvittaessa talteen kurssisi sisältö (Main -> Download/upload), lisää kurssille uusi opettaja (Main -> Settings) jos kurssi jatkuu ja pyydä osoitteesta it-helpdesk [at] tuni.fi (it-helpdesk[at]tuni[dot]fi) kurssin poistamista, jos sitä ei enää tarvita. Kurssit eivät poistu automaattisesti käyttäjätunnuksen poistuessa.

Tutkimusaineistot

• MS Forms -kyselylomake: Jos Formsia halutaan käyttää jatkossakin, siirrä Forms-kysely/lomake TG-ryhmään, johon lomaketta jatkossa käyttävillä on oikeus.
• survey.tuni.fi ja surveys.tuni.fi.(LimeSurvey): Poista kyselyt joita et tarvitse. Ota itsellesi talteen kyselyt joita aiot vielä käyttää – ohje. Pyydä it-tukea vaihtamaan niiden kyselyiden omistaja, joiden käyttö jatkuu. Kyselyjä ei poisteta automaattisesti.
• redcap.tuni.fi (REDCap): Jos hallinnoit jonkin projektin käyttäjäoikeuksia, tarkista oletko ainoa ja tarvittaessa lisää muita: Applications > User rights, kts. sarake 'User Rights'. Poista tarpeettomat projektit. Projekteja ei poisteta automaattisesti. Pyydä It Helpdeskistä ohjeita, jos haluat itsellesi kopion esimerkiksi laatimistasi kyselylomakkeista.
• CSC:n palvelut: Jos siirryt toisen suomalaisen yliopiston palvelukseen, ilmoita muutos osoitteeseen helpdesk [at] csc.fi (helpdesk[at]csc[dot]fi).
• CSC:n projektit: Jos olet jonkin CSC-projektin vastaava, pyydä CSC:n helpdeskiä vaihtamaan projektivastaava helpdesk [at] csc.fi (helpdesk[at]csc[dot]fi).
• CSC:n Puhti, Mahti ja LUMI: Ota tarvittaessa talteen henkilökohtaiset tiedostosi näiltä koneilta, poista tarpeettomat. Käyttäjätunnusten poistuessa tiedostot poistuvat automaattisesti.
• TCSC eli Narvi: Jos sinulla on dataa palveluissa, poista tai pyydä omistajan vaihdos.
• Gitlab: Ota omat projektisi talteen. Siirrä omistamiesi yhteisten projektin omistajuus: Manage -> Members ja sopivalle jäsenelle Owner -tasoiset oikeudet.
• Tutkimuspalvelimet:
  • Osoitteesta id.tuni.fi näet pääosan siitä, mille (Linux)-koneille sinulla on käyttövaltuuksia. Tarkista aineistot, ota talteen/poista/pyydä lopuille omistajan vaihdosta.
  • Mahdolliset Windows-tutkimuspalvelimille avatut pääsyt eivät pääosin näy id.tuni.fi:stä.
  • Linux-tutkimuspalvelinten henkilökohtaiset kotihakemistot
  • Windows-tutkimuspalvelinten käyttäjäprofiilit

IT Helpdesk
0294 520 500
it-helpdesk [at] tuni.fi (it-helpdesk[at]tuni[dot]fi)
helpdesk.tuni.fi