Panopto-videoiden säilytysaika

Panoptoa ei ole tarkoitettu videoiden arkistointiin, videoiden pitkäaikaissäilytys tulee tehdä muualle, esimerkiksi verkkolevylle, OneDriveen tai ulkoiselle kovalevylle. Tämän takia videoihin kohdistetaan automaattisia toimenpiteitä, jos videota ei ole katseltu 1,5 - 3 vuoden aikana kertaakaan.

Jos haluat varmistaa, että tietty video ei päädy horrokseen ja myöhemmin poistettavaksi, katso videota muutaman sekunnin ajan.

Panopton roskakorin ja horrokseen siirretyt videot (Archive) löydät kirjautumalla osoitteeseen https://tuni.fi/panopto ja avaamalla System-valikon vasemmasta alakulmasta. Lokakuuhun 2023 saakka Archive näkyi tyhjänä, mutta Archive:a ja roskakoria kannattaa käydä katsomassa heti, jos olet käyttänyt Panoptoa pitkään:

Automaattinen poisto

7.10.2023 jälkeen Panopto-videot, joita ei ole katsottu kertaakaan 1,5 vuoden aikana, siirretään ensin horrokseen ja automaattinen poisto tehdään horroksesssa oleviin videoihin, joita ei ole katsottu kolmeen  vuoteen. Horroksessa (Archived) olevan videon automaattipoisto poistaa videon heti lopullisesti, video ei mene roskakoriin eikä video ole palautettavissa. 

Ennen 7.10.2023 tallenteet, joita ei ole katsottu kertaakaan viimeisen kolmen (3)  vuoden aikana,  siirrettiin automaattisesti Panoptoon roskakoriin. Tämä sääntö koski tallenteita henkilökohtaisessa My folder -kansiossa ja TUNI Moodlen kautta luoduissa kurssivideokansioissa.

Yhteiskäyttökansioissa automaattista tallenteiden poistoa ei tehdä toistaiseksi.

Horrokseen siirto (Archive)

Lokakuusta 2023 lähtien yli 18 kuukautta katsomatta olleet Panopto-videot siirretään automaattisesti horrokseen (Archive). Horroksessa olevaa videota ei voi katsella heti, mutta kuka tahansa henkilö, jolla on katseluoikeus videoon, voi palauttaa videon aktiiviseksi max. 48h viiveellä. Syynä horrostilan käyttöönottoon on Panopto-palvelun hinnoittelumallin muuttuminen vuoden 2024 loppupuolella tallenteiden määrään perustuvaksi: aktiivisten, heti katseltavissa olevista videoiden tallennustila on kalliimpaa kuin horrokseen (Archived) siirrettyjen videoiden tallennustila. 

Toinen syy videoiden horrostilan käyttöönotolle on tehdä Panopto-videoiden elinkaarenhallinta näkyväksi: horrokseen eli Archived-tilaan päätyneet videot kertovat omistajilleen, että videota ei ole katseltu kertaakaan 18 kuukauteen. Tällöin videon omistajan kannattaa harkita, onko videota enää syytä säilyttää Panoptossa vai onko syynä katsomattomuuteen se, että videota ei ole linkitetty tai markkinoitu oikein. 

Huomioitavaa:

• Horrokseen siirrosta ei lähetetä erillistä ilmoitusta videon alkuperäiselle lataajalle/omistajalle.
• Kun horroksessa olevaa videota ei ole katseltu 3 vuoteen, se poistetaan lopullisesti, ei roskakoria.
• Voit palauttaa itse oman tallenteesi aktiiviseksi, Panoptossa System-valikko > Archive.
• Kuka tahansa katselija voi palauttaa videon aktiiviseksi tallenteen katselunäkymästä/-osoitteesta.
• Palautus kestää yleensä noin vuorokauden, max 48h.

Panopto näyttää selkeästi kansionäkymässä, jos kansion videoita on siirretty horrokseen. Horroksessa olevat videot listataan Archived-näkymässä.

Voit palauttaa videon aktiiviseksi joko Archived-listausnäkymästä tai videon katselunäkymästä:

Muista katsella palautettua videota muutaman sekunnin verran, jotta video ei päädy uudelleen horrokseen parin viikon sisällä!

Panopto ei lähetä ilmoitusviestejä horrokseen siirretyistä videoista, tämä on valitettava puute Panoptossa. Jos sinulla tai opintojaksoillasi on paljon videoita usean vuoden ajalta, Panopton Archive kannattaa tarkistaa parin kuukauden välein. Voit ennakoida mahdollista videon automaattista horrokseen siirron ajankohtaa katselemalla videon katselutilastoja videotallenteen Stats-toiminnosta:

Kun valitset tarkasteluajanjaksoksi "Any time", näet aikajanalta milloin videota on katseltu viimeksi. Jos viimeisestä katselutapahtumasta on kulunut lähes 1,5 vuotta tai videota ei ole katseltu kertaakaan, video joutuu horrokseen.

Roskakori

Lokakuusta 2023 lähtien roskakoriin päätyvät ainoastaan käyttäjien itsensä poistamat videot. Tallenne poistetaan kokonaan Panopto-palvelun roskakorista 3 kuukauden jälkeen. Tallennetta ei voida enää palauttaa, kun tallenne on poistettu palvelusta. 

Huomioitavaa, että

• Tallenteiden poistamisesta ei lähetetä erillistä ilmoitusta videon alkuperäiselle lataajalle/omistajalle.
• Kun tallenne on siirretty roskakoriin, sitä ei voi enää katsoa.
• Voit palauttaa itse oman tallenteesi, kun se on vielä roskakorissa (Panoptossa System-valikko > Recycle bin).
• Voit ladata videotallenteesta kopion Panopton tukisivun ohjeen mukaisesti, jos haluat säilyttää videotallenteesta kopiota omalla koneellasi.

Roskakorissa näkyvät sinun tai muiden creator-oikeuksin poistamat videot kaikista niistä kansioista, joihin sinulla on muokkausoikeudet (creator-rooli). Video on Panopton roskakorissa kolme kuukautta ja sen jälkeen Panopto poistaa videon lopullisesti. 

Videon palauttaminen alkuperäiseen kansioon tapahtuu viemällä hiiren osoitin tallenteen päälle ja klikkaamalla "Restore".

Moodlesta poistetun kurssialueen Panopto-videot

Opettaja, huomaa poistettujen Moodle-kurssien Panopto-videoista: kun roskakoriin siirretty Moodle-kurssi katoaa sinulta näkyviltä Moodlessa, niin menetät myös oikeudet Panopto-kurssivideokansioon ja sen videoihin. Jos haluat säilyttää pääsyn videoihin, sinun tulee lisätä itsellesi creator-oikeudet kurssivideokansion Share-asetuksiin sähköpostiosoitteesi avulla.

Videoita ei poisteta heti, mutta automatiikka poistaa videot viimeistään kolmen vuoden kuluttua. Toisaalta, jos haluat, että kurssivideot poistuvat Panoptosta kolmessa kuukaudessa 3 vuoden sijasta, niin sinun tulee poistaa videot Panoptosta ennen kuin siirrät Moodle-kurssin roskakoriin.

Jos käytät Moodle-kurssilla pelkästään Panopto LTI course folder -aktiviteettia eli LTI-linkkiä kurssivideokansioon ilman Panopto-lohkoa, LTI-linkin kautta saatu käyttöoikeus on vain hetkellinen ja menetät sen heti kun käyt jollakin toisella Moodle-kurssilla, jolla on Panopto-lohko käytössä. Tämän takia on tärkeää, että opettajana lisäät itsellesi pysyvän oikeuden kurssivideokansioon ja sen videoihin.

Jos et löydä vanhaa kurssivideokansiota ja sen videoita Panoptosta, 

• etsi kansiota vastaava kurssi Moodlesta ja klikkaa Moodle-kurssin etusivulla olevaa Panopto-linkkiä.
• Jos sinulla ei ole enää pääsyä vanhalle Moodle-kurssialueelle tai sinulla on vain katseluoikeudet vanhoihin videoihin, ota yhteyttä IT Helpdeskiin. 

Miksi Panopto-tallenteita poistetaan ja siirretään horrokseen automaattisesti?

Panopto-alustallamme oli lokakuun 2023 alussa 82 000 tallennetta, joista 10 000 videotallennetta ei ole katsottu kertaakaan ja 20 000 tallennetta oli katsottu viimeksi yli 1,5 vuotta sitten. Tällä hetkellä korkeakouluyhteisö ei maksa Panopto-tallennustilasta, mutta tilanne muuttuu vuonna 2024. Tämän jälkeen tarpeettomien videotallenteiden käyttämällä tallennustilalla on merkittävä kustannusvaikutus. 

Panoptoa käytetään opiskelijoiden videopalautustehtävien alustana. Automaattisella poistolla huolehditaan osaltaan siitä, että opiskelijoiden omat videot poistetaan aikanaan Panoptosta. Opettajana sinun toki kannattaa poistaa opiskelijavideot jo aikaisemmin, 6-12 kk loppuarvioinnin jälkeen. Helpoiten manuaalinen poistaminen tapahtuu poistamalla koko videopalautuskansio kansion asetusten Manage-välilehdeltä.

Panopto on videoiden julkaisualusta, ei videoarkisto. Jos videoitasi tulee säilyttää vuosia, vaikka niitä ei aktiivisesti katseltaisikaan, niin videot tulee tallentaa muualle, esimerkiksi verkkolevylle tai ulkoisille kovalevyille. Panopto-videotallenteestasi voit ladata itsellesi katseluversion katselunäkymän Download-napista tai videon asetuksista:
Outputs-välilehti > Download Podcast

Panopton oma ohjeistus:
How to Use the Recycle Bin https://support.panopto.com/s/article/Recycle-Bin-and-Permanently-Delete
How to Archive a Video https://support.panopto.com/s/article/How-to-Archive-a-Video
How to Restore Archived Content https://support.panopto.com/s/article/How-to-Restore-Archived-Content

IT Helpdesk
0294 520 500
it-helpdesk [at] tuni.fi (it-helpdesk[at]tuni[dot]fi)
helpdesk.tuni.fi