Usein kysytyt kysymykset – Sähköposti ja Outlook

• Kuinka voin vaikuttaa sähköpostini roskapostisuodatukseen Outlookin selainversiossa?
• Kuinka voin vaikuttaa sähköpostini roskapostisuodatukseen Outlookin työpöytäversiossa?
• Kuinka saan oikeudet lukea tiettyyn asiointiosoitteeseen lähetettyä postia?
• Kuinka lisään asiointipostilaatikon Outlookiin (työpöytäversio)?
• Kuinka lisään automaattivastauksen asiointipostilaatikolle?

Sähköposti ja Outlook

Miten lisään poissaoloviestin?

Voit tehdä Outlook-sähköpostiohjelmaan automaattisen poissaoloviestin Microsoftin  ohjeella.

Suositeltavaa on käyttää vain sisäistä poissaoloviestiä, mutta jos haluat lähettää niitä myös organisaatiosi ulkopuolisille henkilöille, ruksita kohta Vain omat yhteystiedot roskapostiin vastaamisen välttämiseksi.

Kuinka kauan sähköposti ohjautuu vanhoista osoitteista (tut, uta tai tamk) uuteen tuni.fi-sähköpostiosoitteeseen?

Vanhojen organisaatioiden osoitteisiin tuleva sähköposti ohjataan tuni.fi-sähköpostiosoitteeseen toistaiseksi. Vanhan tunnuksen uudelleenohjaus voidaan lopettaa, jos henkilö niin haluaa ja hän tekee pyynnön asiasta it-helpdesk [at] tuni.fi (IT-helpdeskiin) .

Mitä ohjelmaa suosittelette sähköpostin lukemiseen ja kalenterin käyttämiseen?

Suositellut vaihtoehdot kalenterin ja sähköpostin käyttöön ovat:

1. työasemalla Outlook-ohjelma

2. selaimella osoite https://portal.office.com eli Outlook Web App (OWA)

3. puhelimella Outlook-mobiilisovellus

Kuinka lisään tuni.fi-tilin Outlook-ohjelmaan työkoneelleni?

Katso Microsoftin oma ohje.

Kuinka lisään tuni.fi-tilin Outlook-ohjelmaan omalla (koti)koneellani?

Katso Microsoftin oma ohje.

Voinko käyttää sähköpostin lukemiseen muuta kuin selainta tai Outlook-ohjelmaa?

Katso intra sivu Usein kysytyt kysymykset - Sähköposti ja kaksivaiheinen tunnistus.

Miksi käyttämäni sähköpostiohjelma näyttää minulle omituisen nimisiä kansioita?

Tiliisi liittyy muitakin kuin sähköpostissa käytettyjä kansioita. Outlook osaa suodattaa ylimääräiset pois, mutta muut ohjelmat näyttävät nämä "teknisetkin" kansiot (kuten esimerkiksi Yhteystiedot / Contacts).

Kuinka voin vaikuttaa sähköpostini roskapostisuodatukseen Outlookin selainversiossa?

Outlookin selainpohjaisessa versiossa (OWA) roskapostia käsitellään lisäämällä lähettäjiä mustalle tai valkoiselle listalle ja raportoimalla väärin luokiteltuja viestejä Microsoftille.

Osoite lisätään mustalle listalle ottamalla viestistä oikealla hiirenkorvalla kiinni ja valitsemalla "Merkitse roskapostiksi". Samalla on mahdollista raportoida viesti Microsoftille, joka sen jälkeen (toivottavasti) osaa säätää suodatustaan viestin sisällön perusteella. Kun valitset viestin, oikeassa ylänurkassa on (käyttämästäsi versiosta riippuen) joko valintapalkki tai kolme pistettä. Sen kautta voidaan raportoida Microsoftille myös kalasteluviesti. Huomaa, että toiminto "Estä käyttäjä" ei tarjoa raportointimahdollisuutta, vaan ainoastaan lisää lähettäjän osoitteen mustalle listalle.

Valkoiselle listalle lisätään osoitteita kuten mustalle listallekin. Mene roskapostikansioon, merkitse viesti oikealla hiirenkorvalla ja valitse "Ei roskapostia". Dialogi myös mahdollistaa viestin raportoinnin Microsoftille.

Omille listoillesi voit lisätä yhteensä 1024 osoitetta. Mikäli ne eivät riitä, sinun pitää estää tai sallia kokonaisia sähköpostitoimialueita (kuten pahaverkkotunnus.fi tai spamfactory.com). Mikäli olet asentanut työpöytä-Outlookiin lisäosan "Raportoi Microsoftille", ilmestyy tuo myös OWA:n käyttöliittymään yhdeksi vaihtoehdoksi niille viesteille, jotka eivät ole menneet roskapostikansioon.

Asetusten kautta voit myös valita, raportoidaanko Microsoftille automaattisesti,vain kun annat luvan tai ei lainkaan. Voit lisäksi halutessasi antaa Microsoftille luvan toimittaa tätä tietoa kolmansien osapuolten yrityksille, jotka tuottavat näille suodattimille informaatiota.

Asetukset ovat asetusvalikossa kohdassa "Roskapostista raportointi" tai "Roskapostiasetukset" sen mukaan, käytätkö uudempaa vai vanhempaa versiota OWA:sta.

Lisätietoa aiheesta Microsoftin sivuilla:

• Lähettäjien estäminen ja eston lähettäjät Outlookin verkkoversiossa
• Block senders or unblock senders in Outlook on the web

Kuinka voin vaikuttaa sähköpostini roskapostisuodatukseen Outlookin työpöytäversiossa?

Työpöytä-Outlookissa raportointi hoidetaan erikseen asennettavalla lisäosalla nimeltä Report Message, joka on valmiiksi asennettu ylläpidossa oleviin koneisiin.

Muissa koneissa voit ottaa Report Message -lisäosan käyttöön seuraavasti:

1. Mene Microsoftin AppSource-kauppapaikkaan
2. Tee haku "Report Message"
3. Klikkaa "Get it now"
4. Tutustu ehtoihin ja valitse "Continue"
5. Kirjaudu O365-tilillesi pyydettäessä. Kun lisäosa on asennettu, ilmestyy käyttöliittymään sitä vastaava ikoni.

Lisätietoa aiheesta Microsoftin sivuilla:

• Ilmoita viestistä -apuohjelman käyttäminen

Voinko ohjata työsähköpostini talon ulkopuolelle omaan henkilökohtaiseen sähköpostiini?

Organisaatio- tai työsähköpostiviestien siirto tai automaattinen ohjaaminen muihin kuin korkeakoulun tarjoamiin sähköpostipalveluihin on kiellettyä tietoturvan, tietosuojan ja tiedon hallinnan varmistamiseksi. Se voi myös olla tietosuojalainsäädännön vastaista.
(Sähköpostisääntö, kohdat 5.1, 5.2 ja 5.3)

Perustellusta syystä voidaan myöntää lupa siirtää tai ohjata posti nimettyyn palveluun. (Sähköpostisääntö, kohta 7.3)

Kuinka ohjaan sähköpostin toiseen sähköpostiin?

Katso Microsoftin oma ohje. Jos olet henkilökuntaa, katso vastaus kysymykseen "Voinko ohjata työsähköpostini talon ulkopuolelle omaan henkilökohtaiseen sähköpostiini?".

Kuinka löydän korkeakouluyhteisön käyttämät asiointiosoitteet Outlookin osoitekirjasta?

Asiointiosoitteiden erotteluun muista osoitteista ei valitettavasti tällä hetkellä ole mitään keinoa. Intrassa on kuitenkin tätä varten sivu Sähköiset asiointiosoitteet (intranetissä, vaatii kirjautumisen), jonne on koottu joitakin käytössä olevia asiointiosoitteita. Organisaatioroolia (Tampereen yliopisto / TAMK) vaihtamalla näet kyseisen organisaation käytössä olevat asiointiosoitteet.

Kuinka saan oikeudet lukea tiettyyn asiointiosoitteeseen lähetettyä postia?

Asiointiosoitteen tilaushetkellä IT Helpdeskille on ilmoitettu osoitteen omistaja, vastuuhenkilö ja mahdollisesti myös varavastuuhenkilö. Näiden henkilöiden osoitteet näkyvät Outlookin osoitekirjassa kyseisen asiointiosoitteen tietojen yhteydessä. Oikeuksien saaminen tuon asiointiosoitteen postiin tapahtuu niin, että oikeuksia kaipaava henkilö ottaa yhteyttä yhteen näistä henkilöistä, joka puolestaan tekee IT Helpdeskille pyynnön oikeuksien saamiseksi, mikäli katsoo sen olevan perusteltua.

Kuinka lisään asiointipostilaatikon Outlookiin (työpöytäversio)?

Kun järjestelmänvalvoja on lisännyt sinut jäseneksi asiointipostilaatikkoon, sulje Outlook ja käynnistä se uudelleen. Jaetun postilaatikon pitäisi näkyä automaattisesti kansioruudussa Outlook-ohjelmassa. Järjestelmä ei kuitenkaan ole aivan reaaliaikainen, eli lisäyksen jälkeen voi kestää jonkin aikaa, ennen kuin oma Outlook-ohjelmasi tulee tietoiseksi lisäyksestä.

Voit lisätä jaetun postilaatikon Outlookiin myös manuaalisesti:

1. Avaa Outlook.
2. Valitse valintanauhan Tiedosto-välilehti.
3. Valitse Tiliasetukset, ja valitse sitten valikosta Tiliasetukset.
4. Valitse Sähköposti-välilehti.
5. Varmista, että oikea tili on korostettuna, ja valitse sitten Muuta.
6. Valitse Lisää asetuksia > Lisäasetukset > Lisää.
7. Kirjoita jaetun laatikon sähköpostiosoite (tai alkua siitä).
8. Valitse OK > OK.
9. Valitse Seuraava > Valmis > Sulje
10. Käynnistä Outlook uudelleen

Kuinka lisään asiointipostilaatikon kansioluetteloon OWA:ssa (Outlook Web App)?

Kun olet suorittanut tämän prosessin loppuun, Outlook Web App -sovelluksen kansioluettelossa näytetään avaamisen jälkeen asiointipostilaatikko, jonka käyttöön olet saanut käyttöoikeudet.

1. Kirjaudu postilaatikkoosi Outlook Web App -sovelluksella osoitteessa https://portal.office.com.
2. Napsauta kansioluettelossa näkyvää Kansiot/Folders hiiren kakkospainikkeella ja valitse Lisää jaettu kansio.
3. Kirjoita Lisää jaettu kansio -valintaikkunassa sen jaetun postilaatikon sähköpostiosoite, jonka käyttöön olet saanut käyttöoikeudet ja valitse Lisää.
4. Jaettu postilaatikko tulee näkyviin Outlook Web Appin kansioluetteloon.

Kuinka lisään automaattivastauksen asiointipostilaatikolle?

Helpoin tapa luoda automaattivastaus on tehdä se selaimella:

1. Kirjaudu Outlook-palveluun selaimella ja mene ensisijaisen sähköpostitilisi päänäkymään.
2. Napsauta oikeasta ylänurkasta nimeäsi hiiren vasemmanpuoleisella painikkeella ja valitse avautuvasta valikosta ”Open another mailbox…”.
3. Kirjoita kenttään avattavan postilaatikon nimi tai sen alkuosa ja valitse se avautuvasta listasta.
4. Napsauta lopuksi Open, jolloin jaettu postilaatikko avautuu selaimeen uudelle välilehdelle.
5. Tämän jälkeen mene yläpalkin rattaasta asetuksiin ja valitse View all Outlook settings ja sieltä edelleen Mail - Automatic replies.
6. Lisää automaattivastaus.
7. Tallenna asetukset.

Voinko lisätä automaattivastauksen sähköpostilistalle, jonka jäsen olen?

Automaattivastauksen (kuten lomaviestin) lisääminen sähköpostilistaan ei ole mahdollista.

IT Helpdesk
0294 520 500
it-helpdesk [at] tuni.fi (it-helpdesk[at]tuni[dot]fi)
helpdesk.tuni.fi