Asiointiosoite
Asiointiosoite
Asiointiosoite on Tampereen korkeakouluyhteisön sähköpostiosoite, jonka pääte on tuni.fi, lists.tuni.fi tai groups.tuni.fi riippuen siitä, miten se on toteutettu. Asiointiosoitteeseen lähetettyjä sähköpostiviestejä voi lukea yksi tai useampi tähän valtuutettu henkilö. Joissain tapauksissa asiointiosoitteen sähköpostiosoitteesta voi myös lähettää sähköpostia. Jokaisella asiointiosoitteella on omistaja – henkilö, joka vastaa osoitteen käytöstä, sähköpostin käsittelyn prosessista ja julkisuuskuvasta. Omistaja tai hänen delegoimansa henkilö voi tilata asiointiosoitteen.
Asiointiosoitteen tilaaminen
Tampereen korkeakouluyhteisön asiointiosoitteen voi tilata IT Helpdeskistä. Asiointiosoitteeseen voi liittyä erilaisia ominaisuuksia sen mukaan, miten se on toteutettu. Tutustu alla olevaan taulukkoon, jotta tiedät, mitä tilata. IT Helpdesk auttaa tarvittaessa.
| Ominaisuus | Teams työtila | Sähköpostilista | Asiointipostilaatikko |
|---|---|---|---|
| Luodaan Teamsistä | X | ||
| Tilataan IT Helpdeskistä | X | X | |
| Ryhmätyöskentelyn mahdollisuus (esim. dokumenttikirjasto ja keskustelualue) | X | ||
| Yhteinen kalenteri ja kontaktit | X | X | |
| Edistyneet postilistatoiminnot (esim. viestien moderointi) | X | ||
| Viestien arkistointi | X | ||
| Lähettäminen osoitteen nimissä | X | X | |
| Ulkopuolisten pääsy sisältöön | X | ||
| Jäseninä / käyttäjinä voi olla TUNIn ulkopuolisia osoitteita | X | X | |
| Saapuneen postin käsittely monen käyttäjän kesken | X | ||
| Roskapostisuodatus | X | X | X |
| Kansiointi | X | ||
| Osoite muotoa @tuni.fi | X | ||
| Osoite muotoa @groups.tuni.fi | X | ||
| Osoite muotoa @lists.tuni.fi | X |
Groups-tyyppisen osoitteen tilaamisesta on IT-palveluiden osiossa oma ohjeensa, samoin sähköpostilistan tilaamisesta. Alla käsitellään vain jaetun (asiointi)postilaatikon tilaamista.
Asiointipostilaatikon tilaaminen
Tilausta tehdessäsi anna seuraavat tiedot:
- Sähköpostiosoite (pakollinen)
Asiointiosoitteen alkuosan määrittää osittain sen käyttötarkoitus tai -laajuus:- asiointi@, jos asiointi koskee koko korkeakouluyhteisöä
- asiointi.tau@, jos asiointi koskee vain yliopistoa
- asiointi.tamk@, jos asiointi koskee vain ammattikorkeakoulua
- asiointi.tnk@, jos asiointi koskee vain Tampereen normaalikoulua
- Näyttönimi
Asiointiosoitteella on näyttönimi samaan tapaan kuin henkilökohtaisillakin sähköpostiosoitteilla. Näyttönimi on nimitieto, joka muun muassa näkyy vastaanottajalle viestin lähettäjänä. Näyttönimi on muotoa- Asiointia kuvaava nimi, jos asiointi koskee koko korkeakouluyhteisöä
- Asiointia kuvaava nimi (TAU), jos asiointi koskee vain yliopistoa
- Asiointia kuvaava nimi (TAMK), jos asiointi koskee vain ammattikorkeakoulua
- Asiointia kuvaava nimi (TNK), jos asiointi koskee vain Tampereen normaalikoulua
Esimerkiksi ammattikorkeakouluyhteisön viestinnän asiointiosoitteen näyttönimi on Viestintä (TAMK) ja vastaavasti yliopiston viestinnän Viestintä (TAU).
Mikäli tilauksella ei ole näyttönimipyyntöä, se muodostetaan sähköpostiosoitteesta.
- Asiointisähköpostiosoitteen toissijainen osoite
Jos asiointiosoitteelle tarvitaan kaksi saapuvan postin sähköpostiosoitetta (esimerkiksi suomen- ja englanninkielinen), toisesta tulee ensisijainen ja toisesta toissijainen osoite. Näiden ero on se, että toissijaisella osoitteella ei pysty lähettämään viestejä, vaan ainoastaan vastaanottamaan. Kannattaa siis miettiä, kummasta osoitteesta haluaa sähköpostia lähettää. - Asiointisähköpostiosoitteen omistajan sähköpostiosoite (pakollinen - vain yksi)
Omistaja vastaa asiointiosoitteesta, sen käytöstä ja poistamisesta. Anna omistajan sähköpostiosoite muodossa etunimi.sukunimi [at] tuni.fi. - Asiointisähköpostiosoitteen vastuuhenkilön sähköpostiosoite (pakollinen - vain yksi)
Vastuuhenkilö vastaa asiointiosoitteen jäsenten ylläpidosta, eli hän voi pyytää lisäämään ja poistamaan asiointisähköpostin käyttäjiä. Anna vastuuhenkilön sähköpostiosoite muodossa etunimi.sukunimi [at] tuni.fi. - Asiointisähköpostiosoitteen varavastuuhenkilön sähköpostiosoite (ei pakollinen - vain yksi)
Varavastuuhenkilö hoitaa varsinaisen vastuuhenkilön tehtävät, jos vastuuhenkilö ei pysty hoitamaan ylläpitotehtäviä. Anna varavastuuhenkilön sähköpostiosoite muodossa etunimi.sukunimi [at] tuni.fi. - Asiointisähköpostiosoitteen jäsenten sähköpostiosoitteet (pakollinen)
Asiointisähköpostin jäsenet pystyvät lukemaan ja lähettämään asiointiosoitteen viestejä. Omistaja ja vastuuhenkilöt eivät oletuksena kuulu jäseniin, joten anna myös heidän osoitteensa, mikäli he haluavat lukea asiointiosoitteeseen lähetettyä postia. Listaa jäsenet pilkuilla eroteltuna ilman välilyöntejä muodossa etunimi.sukunimi [at] tuni.fi,etunimi2.sukunimi2 [at] tuni.fi,etunimi3.sukunimi3 [at] tuni.fi.
Kun IT Helpdesk on syöttänyt tilatun asiointiosoitteen järjestelmään, lähetetään siitä normaalisti kuittaus tilauksen tekijälle.
Asiointipostilaatikon käyttöönotto
IT Helpdesk
0294 520 500
it-helpdesk [at] tuni.fi (it-helpdesk[at]tuni[dot]fi)
helpdesk.tuni.fi