Kalenteri, ToDo ja Planner

• Outlook-kalenterin käyttö
• FindTime yhteisten kokousaikojen etsimiseen
• Oletusasetukset 45 minuutin kokousvarausten tekemiseen
• Kalenterin jakaminen
• ToDo
• Planner

Microsoft 365:n kaikkiin selainkäyttöisiin toimintoihin pääset osoitteessa: https://portal.office.com. Kirjaudu TUNI-sähköpostiosoitteella.

Henkilökohtainen sähköposti, kalenteri, tehtävät ja yhteystiedot ovat osa korkekouluyhteisön käytössä olevaa Microsoft 365 -palvelukokonaisuutta. Sähköposti, kalenteri, tehtävät ja yhteystiedot löytyvät Microsoft 365 -palvelun Outlook-viestintäpalvelusta. Outlook-palvelu on yksi tärkeimmistä henkilökohtaisen työskentelyn ja opiskelun työvälineistä.

Outlook-kalenterin käyttö

Voit käyttää kalenteria selaimen sekä tietokoneelle tai mobiililaitteeseen asennettavan Outlook-ohjelman kautta. Kalenterin kautta voit lähettää kokouskutsuja ja liittää tapahtumiin muistiinpanoja tai linkin verkkokokoukseen.

Kalenterisi vapaa/varattu-tilanne on koko korkeakouluyhteisön nähtävissä. Muut käyttäjät eivät kuitenkaan näe tarkempaa tietoa kalenteritapahtumistasi, ellet anna heille laajempia oikeuksia.

Kalenterivarauksen tekeminen Outlook-ohjelmassa:

• Avaa kalenterisi ja paina “Uusi kokous”.
• Kirjoita “Vastaanottaja”-kenttään kokoukseen osallistuvien sähköpostiosoitteet tai hae ne osoitteistosta.
• Valitse yläpalkista “Aikatauluavustaja/Ajoitustoiminto”. Ruudulle avautuu ikkuna, josta näet valittujen henkilöiden kalentereiden vapaa/varattu-tiedot.
• Kun löydät sopivan ajankohdan kokoukselle, merkitse se maalaamalla hiirellä tai valitse päivämäärät ja kellonajat alareunan pudotusvalikoista.
• Lähetä kalenterivarauksen kutsu painamalla “Lähetä”.

Kalenterivarauksen tekeminen selainkäyttöliittymässä (OWA):

• Valitse ohjelmavalikosta “Kalenteri”.
• Valitse “Uusi”-pudotusvalikosta “Kalenteritapahtuma”.
• Lisää halutut henkilöt kirjoittamalla ne “Henkilöt”-kenttään tai hakemalla henkilöitä “+”-näppäimen avulla.
• Avaa “Ajoitustoiminto”. Hae sopiva ajankohta, valitse päivämäärät sekä kellonajat vasemman reunan pudotusvalikoista ja paina "OK".
• Lähetä kalenterivarauksen kutsu painamalla “Lähetä”.

On suositeltavaa, että ohjeistat kokouskutsun vastaanottajia vastaamaan kutsuun käyttämällä “Hyväksy tai Hylkää”-valinnasta vaihtoehtoja “Muokkaa vastausta ennen lähettämistä” tai “Lähetä vastaus heti”. Jos kutsun vastaanottaja valitsee vaihtoehdon “Älä lähetä vastausta”, et saa tietoa siitä, aikooko henkilö osallistua kokoukseen.
 

FindTime yhteisten kokousaikojen etsimiseen

Outlookissa ollut apuohjelma FindTime on poistunut ja Microsoft on tuonut tilalle aikataulukyselyn. Alla linkki Microsoftin ohjeeseen:

Aikataulukyselyn luominen - Microsoft-tuki
 

Oletusasetukset 45 minuutin kokousvarausten tekemiseen

Avaa Outlook ja sieltä kalenterinäkymästä valikko  File / Tiedosto -> Options / Asetukset -> Calendar / Kalenteri.

• Aseta Options / Asetukset -valikossa kokouksen oletuspituudeksi 1 tunti kohdassa "Default duration of new appointments and meetings / Uusien tapaamisten ja kokousten oletusarvoinen kesto".
• Rastita "End appointments early / Lopeta tapaamiset ja kokoukset etuajassa" -kohta.
• Aseta "One hour or longer / Yksi tunti tai kauemmin" -kohtaan tauon pituudeksi 15 min.
• Tallenna asetukset painamalla ruudun alalaidassa OK.

Nyt tekemäsi uudet kokousvaraukset ovat automaattisesti täyden tunnin sijaan 45 min. pituisia.

Kokousta tehdessäsi Outlook lyhentää automaattisesti kokouksen 15 minuuttia lyhemmäksi myös pidemmissä kokouksissa.

Voit tehdä muutoksen myös selainversiossa.

Kalenterin jakaminen

Ohjeet Outlook-kalenterin tietoturvalliseen jakamiseen

1. Avaa Outlook ja siirry kalenteriin

• Avaa Outlook ja valitse Kalenteri-näkymä 

2. Valitse jaettava kalenteri

• Jos sinulla on useita kalentereita, valitse se kalenteri, jonka haluat jakaa.
• Napsauta kalenterin nimeä ja valitse Jaa kalenteri.

3. Valitse jaettavat henkilöt

• Voit lisätä henkilöitä osoitekirjasta tai kirjoittamalla heidän sähköpostiosoitteensa.

4. Määritä oikeustaso tietoturvallisesti

Outlook-kalenterissa voit määrittää, kuinka paljon tietoa jaat. Tietoturvallinen kalenterin jako riippuu valitsemastasi oikeustasosta. Oikeustasoja ovat:

• Ulkoiset tahot: Vain käytettävissä/varattu-tieto: Henkilöt näkevät, oletko käytettävissä vai varattu tiettyinä ajankohtina, mutta eivät näe kokousten otsikoita tai yksityiskohtia. Tämä on turvallisin vaihtoehto.
• Sisäinen: Otsikot ja ajankohdat: Henkilöt näkevät tapaamisten otsikot ja aikataulun, mutta eivät lisätietoja. Tämä on hieman avoimempi vaihtoehto, mutta säilyttää yhä suurimman osan yksityisyydestä.
• Kaikki tiedot: Henkilöt näkevät kaikki tapaamiset ja kokouksien tiedot. Tämä vaihtoehto on riskialttiimpi, koska kaikki tiedot ovat julkisesti jaettavissa.
• Muokkausoikeudet: Käyttäjä voi lisätä tai muokata kalenterin tapahtumia. Tämä antaa täyden hallinnan kalenteriin ja on turvallista jakaa vain luotettaville henkilöille.

Vain tarkan harkinnan jälkeen 

5. Tarkista ja päivitä jakamisen asetukset säännöllisesti

• Tarkista jakamisen asetukset säännöllisesti, jotta varmistut, että oikeudet ovat ajan tasalla ja tietoturva säilyy.
• Jos joku poistuu organisaatiosta, poista heidän kalenterioikeutensa viipymättä.

7. Älä jaa henkilökohtaisia tai arkaluonteisia tietoja kalenterin kautta

• Varmista, että et lisää kalenteritapahtumiin henkilökohtaisia tai arkaluonteisia tietoja. Laita kalenteri merkintä "Yksityinen"-tilaan, jos kyseessä on henkilökohtaisia tietoja sisältävä tapahtuma.
  
   

ToDo

ToDo on Microsoftin tarjoama henkilökohtaiseen käyttöön tarkoitettu tehtävienhallintasovellus. Voit käyttää tehtäväluetteloa omana työlistanasi ja sen avulla voit keskittyä tärkeimpien tehtävien suorittamiseen. Halutessasi voit myös jakaa tekemiäsi tehtäväluetteloita työkavereiden kanssa.

Lisäohjeita ToDon käyttöön löydät Microsoftin sivuilta https://support.microsoft.com/fi-fi/todo
 

Planner

Planner on Microsoftin tarjoama tehtävienhallintasovellus, joka on hyvin integroitu muihin Microsoft 365 -palveluihin, kuten esimerkiksi Outlook ja Teams. Työkalun avulla on mahdollista luoda ja jakaa tehtäviä Teams-työtilan jäsenille niin, että tehtäviä on helppo seurata ja edistäää muun muassa projektien työstämiseen. Tehtäviä voi luoda myös ilman Teams-työtilaa.

Teams-työtilan tehtäviä voidaan muokata hyvin monipuolisesti, mikä helpottaa tehtävien edistämistä ja seurantaa. Tehtäviä voi luoda niin monta kuin tarvitsee, ja tehtäviä voidaan luokittaa tehtävän nykyisen tilan mukaan sekä ns. bucketin mukaan, jolla voidaan vielä tarkemmin kategorisoida tehtävän tyyppiä. Alla olevassa kuvassa näkyy esimerkkitehtävä sisältäen kaikki muokattavat kohdat.

Planner on mahdollista lisätä Teams-työpöytäsovelluksen vasempaan navigaatioon, jolloin näet kaikki sinulle annetut tehtävät. Plannerin voi lisätä myös Teams-työtilaan välilehdeksi, jolloin näet kaikki tiimille kohdistetut tehtävät.

IT Helpdesk
0294 520 500
it-helpdesk [at] tuni.fi (it-helpdesk[at]tuni[dot]fi)
helpdesk.tuni.fi