Tietosuojaohje opinnäytetyön tekijälle
Tietosuojan yleisohje opinnäytetyön tekijälle
Ohjeen tausta
Korkeakoulun opiskelija voi käsitellä henkilötietoja muun muassa osana opinnäytetutkimustaan tai muita opintosuorituksiaan. Ohjeistuksen tavoite on, että henkilötietojen käsittelyn periaatteet ja perusteet, samoin kuin opiskelijan roolit ja vastuut ovat selvät ja yksiselitteiset.
Korkeakoulu vastaa opetuksessa käytettäviin järjestelmiin ja prosesseihin liittyvästä tietosuojasta. Jokainen korkeakouluyhteisön jäsen on kuitenkin velvollinen tutustumaan korkeakoulun tietosuojapolitiikkaan ennen henkilötietojen käsittelyn aloittamista tai jatkamista, ja jokainen korkeakouluyhteisön jäsen on vastuussa tietosuojalainsäädännön sekä korkeakoulun tietosuojapolitiikan ja tietosuoja- ja tietoturvaohjeistuksen noudattamisesta.
Tämä ohje täydentää korkeakoulun tietosuojapolitiikkaa ja muuta ohjeistusta.
Rekisterinpitäjä opinnäytetöissä
Rekisterinpitäjyys määräytyy sen mukaan, kuka määrää henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen ja keinot. Jos kyse on itsenäisesti suoritettavasta opinnäytetyöstä tai muusta opintosuorituksesta, opiskelijana toimit itse keräämiesi henkilötietojen osalta rekisterinpitäjänä. Tämä tarkoittaa, että vastaat tutkimuksen tekijänä henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuudesta ja asianmukaisuudesta. Rekisterinpitäjän velvollisuuden pitävät sisällään muun muassa velvoitteen informoida rekisteröityjä. Tarvittaessa saat henkilötietojen käsittelyyn ohjeistusta tutkimuksesi tai muun opintosuorituksesi ohjaajalta.
Jos teet opinnäytetyösi yliopiston projektissa ja olet työsuhteessa yliopistoon, rekisterinpitäjänä toimii yliopisto. Jos teet opinnäytteesi työsuhteessa yritykseen tai yrityksen toimeksiannosta, rekisterinpitäjänä on lähtökohtaisesti kyseinen yritys.
Henkilötietojen käsittely on kuvattava tutkimussuunnitelmassa.
Henkilötietojen käsittelystä tulee sopia opinnäytetutkimuksen vastuullisen ohjaajan tai valvojan, ja muun opintosuorituksen kohdalla opettajan kanssa, ennen kuin alat kerätä tai muuten käsitellä henkilötietoja. Opinnäytetutkimuksen yhteydessä henkilötietojen käsittelyn tarkoitus, laajuus ja tapa on kuvattava mahdollisimman tarkkaan tutkimussuunnitelmassa.
Käsittelyn oikeusperuste opinnäytetutkimuksessa
Kandidaatintutkielman ja pro gradu -tutkielmassa vasta harjoitellaan tutkimuksen tekemistä, jolloin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on yleensä opinnäytetyö ja käsittelyperusteena suostumus.
Jos ohjaaja ja opiskelija arvioivat, että työ täyttäisi tieteellisen tutkimuksen kriteerit, henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena voi olla yleisen edun mukainen tieteellinen tutkimus. Tieteellisen tutkimuksen kriteereinä pidetään mm. tulosten julkisuutta ja tiedeyhteisön arviointia, tutkimuksen autonomiaa ja tekijän riittävää tieteellistä pätevyyttä. Näin ollen esimerkiksi nk. artikkeligraduissa, joissa tavoitteena on vertaisarvioitu julkaisu, henkilötietojen käsittelyn tarkoitus voi olla yleisen edun mukainen tieteellinen tutkimus.
Pro gradu -tutkielma voi myös olla osa laajempaa, ennalta määrättyä yliopiston hanketta, jolloin käsittelyperusteena voi mahdollisesti olla yleisen edun mukainen tieteellinen tutkimus. Yliopiston hankkeissa rekisterinpitäjänä toimii pääsääntöisesti yliopisto.
Opiskelijan muistilista
Laadi suunnitelma henkilötietojen käsittelystä tarkkaan ja mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Mikäli keräät henkilötietoja osana opinnäytetutkimustasi, kirjaa suunnitelma henkilötietojen käsittelystä tutkimussuunnitelmaasi. Pohdi ainakin seuraavia kysymyksiä:
- Mihin tarkoitukseen kerään henkilötietoja?
- Mitä tietoja tarvitsen tarkoituksen toteuttamiseen (minimoinnin periaate)?
- Miten kerään henkilötiedot?
- Missä ja miten säilytän henkilötiedot?
- Kauanko tarvitsen henkilötietoja?
- Miten huolehdin tietojen tuhoamisesta tai arkistoinnista?
Sovi henkilötietojen käsittelystä
Opinnäytetutkimuksen vastuullisen ohjaajan tai valvojan kanssa tai muun opintosuorituksen kohdalla opettajasi kanssa ennen henkilötietojen käsittelyn (kuten keräämisen) aloittamista.
Luvan saatuasi kerää henkilötiedot suunnitelmasi mukaisesti.
Tee asianmukainen tietosuojailmoitus ja laadi tarvittaessa informointi- ja suostumuslomakkeet ennen keräämisen aloittamista. Linkki mallilomakkeisiin on sivun alalaidassa.
Mikäli teet kyselytutkimuksen, käytä keräämiseen vain korkeakoulun osoittamia sähköisiä kyselytyökaluja.
Korkeakoulussa käytössä oleva työkalu on ensisijaisesti O365 Forms tai LimeSurvey.
Mikäli mahdollista, tarjoa vastaajille mahdollisuus vastata nimettömästi.
Mikäli mahdollista, vältä lähettämästä kyselylinkkiä yksittäisille henkilöille. Sähköpostin jakelulistan kokoaminenkin on henkilötietojen käsittelyä. Suositeltava menettely on lähettää kyselylinkki kohdeorganisaation tai -ryhmän yleissähköpostiin organisaation sisällä eteenpäin välitettäväksi.
Toteuta tutkimus suunnitelmasi mukaisesti:
Käsittele henkilötietoja aina anonyymeinä, kun rekisteröidyn henkilöllisuus ei ole välttämätön tieto tutkimuksen toteuttamiselle.
Varmista, että valmiista opintosuorituksesta ei voi tunnistaa yksittäistä henkilöä ilman kyseisen henkilön suostumusta.
Lisätietoa: