Asiakkaan tarpeesta koulutuskokonaisuudeksi – projektinhallintaosaamista toimialasta riippumatta

Yleisesti projektinhallinnalla tarkoitetaan resurssien organisointia ja hallintaa sellaisella tavalla, että projekti saadaan aikataulussaan maaliin suunnitellun sisältöisenä ja laatuisena sekä määritellyn budjetin mukaisesti. Isot valmistus-, toimitus- järjestelmä- tai kehitysprojektit vaativat aina syvällistä osaamista projektinhallinnasta ja sen työkaluista.

Koulutussuunnittelussamme lähtökohtana oli, että projektinhallinnan ja työkalujen kokonaisuus muokkautuu eri toimialoille sopivaksi huomioiden niiden erityispiirteet. Tavoitteemme oli, että koulutuskokonaisuus on räätälöitävissä aina kunkin yrityksen tai organisaation omiin tarpeisiin ja projektinhallinnan malleihin.

Kokonaan verkko-oppimisympäristöön rakennettu koulutuskokonaisuus tuli ensimmäisen kerran toteutukseen syksyllä 2020. Koulutukseen osallistui 60 henkilön ryhmä Puolustusvoimista. Projektinhallinnan koulutuskokonaisuus rakennettiin asiakasorganisaation tarpeiden mukaiseksi teknisen elinjaksonhallinnan vaatimukset ja toimintamallit huomioiden.

Kokonaisuuden muotoilua asiakaslähtöisesti

Puolustusvoimissa historia koulutustarpeelle ulottuu torjuntahävittäjä Hornetin hankintaan, jolloin Ilmavoimille syntyi tarve kouluttaa henkilöstöä standardienmukaiseen elinjakson hallintaan. Puolustusvoimauudistuksen myötä koulutuskokonaisuuden vastuut siirtyivät Logistiikkalaitoksen esikuntaan vuoden 2015 alusta. Nykyisellään koulutustarjonta kattaa Puolustusvoimien koko henkilöstön.

Puolustusvoimissa projektinhallinta on normitettu, mutta käytänteiden ja projektinhallinnan työkalujen koulutus on koettu tarpeelliseksi lisäksi. Koulutuskokonaisuus on myös osa ammattilaisten verkottumista. Linjaorganisaation ja projektiorganisaation yhdistäminen toimivaksi matriisiksi helpottuu, kun kaikilla toimijoilla on projektinhallinnan perusteet yhdenmukaisesti hallinnassa.

– Koulutuskokonaisuuden sisällönkehitystä voi hyvällä syyllä kutsua varsin dynaamiseksi ja siirtyminen etätoteutukseen tapahtui sujuvasti COVID-19 -epidemian puhjettua, kertoo Puolustusvoimien logistiikkalaitoksen asiantuntija Hannu von Essen.

Koulutus alkoi itsenäisesti suoritettavalla verkkokurssilla, jonka kokeneemmat projektipäälliköt kokivat toimineen hyvin oman nykyosaamisen testinä ja kertauksena, kun taas heille, joille aiheet olivat uusia, itseopiskelukurssi tarjosi hyvän johdannon ja peruskäsitteitä.

– Tämän itseopiskelukurssin avulla myös eri taustan omaavat olivat enemmän ”samalla viivalla” koulutuksen käynnistyessä, kertoo koulutusvastaava Saila Leivo Tampereen yliopistosta.
 
– Verkkototeutus antaa aivan uudet mahdollisuudet ryhmätyöskentelyyn ja vähentää perinteistä ryhmien siiloutumista, toteaa Hannu von Essen.

Koulutuksen aikana projektinhallinnan malleja ja työkaluja päästiin soveltamaan suoraan organisaatiossa käynnissä oleviin projekteihin. Yhteiseen projektinhallinnassa tarvittavaan kieleen perehdyttiin projektijohtamisen standardien ISO 21500 ja PMBOK avulla.

Kokonaisuuteen kuului myös IPMA C -tason sertifiointiin valmistautuminen. Sertifikaatti on osoitus projektinhallinnan- ja johtamisen kyvykkyydestä ja se on kansainvälisesti tunnustettu, puolueeton todiste projektinhallinnan osaamisesta. Sertifioinnista ja sertifikaatin myöntämisestä vastaa IPMA International Project Management Association (linkki johtaa englanninkieliselle sivulle).

Koulutus vaati osallistujilta syvällistä perehtymistä projektinhallinnan eri osa-alueisiin. Koulutuksen aikana osallistujien osaaminen lisääntyi standardoiduista projektinhallinnan toimintamalleista ja työkaluista ja heille muodostui yhteinen projektinhallinnan kehys ja termistö, joiden avulla yhteistä näkemystä tavoitteista, tehtävistä ja aikatauluista toteutetaan. Koulutus myös auttoi muodostamaan yhteisen ”kielen” projektinhallinnalle yhtenäisen projektiterminologian avulla. Koulutuksen järjestäjä Tree – Jatkuvan oppimisen palvelut sai palautteista hyviä ideoita jatkokehittämiseen.

Yhteistyössä on voimaa

Koulutuskokonaisuuden suunnittelu ja toteutus tehtiin eri asiantuntijoiden tiiviinä yhteistyönä Tree – Jatkuvan oppimisen palveluiden yksiköissä Tampereen yliopistossa ja Tampereen ammattikorkeakoulussa. Koulutusvastaava Leivo kertoo:

– Olemme pystyneet yhdistämään monipuolisesti erilaiset osaamiset ja samalla oppineet tuntemaan paremmin kollegoita. Jatkossa näemme yhä enemmän mahdollisuuksia tässä korkeakouluyhteisön poikkitieteellistä osaamista yhdistävässä koulutustarjonnan kehittämisessä.

Ammattikorkeakoulusta koulutussuunnitteluun osallistui Taru Karlsson-Laiho, joka kuvailee onnistunutta yhteistyötä näin:

– Tavoitteena tosiaan oli tuottaa yhteistyössä Projektinhallinnan verkkokurssi, joka olisi näppärästi ja itsenäisesti opiskeltavissa oleva kokonaisuus. Tässä onnistuimme hienosti.

Saila ja Taru kertovat, että koulutussuunnittelu alkoi asiakastarpeen tarkentamisesta. Sen jälkeen lähdettiin rakentamaan koulutuskonseptia pedagogisine ratkaisuineen ja koulutussisältöineen. Alkuperäisiä suunnitelmia jouduttiin matkan varrella nopeasti muokkaamaan, koska koronatilanne ei mahdollistanut lähiopetusta. Tästä syystä päädyttiin täysin verkkoympäristössä toteutettavaan koulutukseen, joten sisältöjä tehtiin runsaasti videotallennemuodossa. Tähän saatiin erinomaista digipedagogiikan asiantuntijaosaamista Tampereen ammattikorkeakoulun Jarmo Vihmalaaksolta, joka rakensi pedagogisesti toimivan itseopiskelun kokonaisuuden.

Koulutuksen opetussisällöistä vastasi yliopettaja Marko Mäkilouko Tampereen ammattikorkeakoulusta. Myös hän on ollut mukana koulutuskokonaisuuden suunnittelussa ja toteutuksessa sen alusta asti.

Koulutuksen siirtämisessä verkkoon oli alussa omat haasteensa mm. sopivan alustan löytäminen ja niiden yhdistelmien löytäminen sekä erilaisten harjoitusten siirtäminen lähitoteutuksesta verkkoon.

– Monet asiat on helppo tehdä kynällä, mutta hitaampaa hiirellä. Työkalun luonne pitää huomioida harjoitusta suunniteltaessa siten, että sen tekemisnopeus on riittävän suuri. Harjoitusten suoritusnopeus kasvaa koulutuksen edistyessä, ja ryhmäytyminen nopeuttaa tätä prosessia kokemuksen mukaan merkittävästi.

Kaiken kaikkiaan, kehityksen myötä etäkoulutus on parantunut paljon siitä, mitä se oli vuosi sitten. Tämä avaa uusia mahdollisuuksia, koska nyt yritykset voivat kouluttaa henkilökuntaa pienemmillä kustannuksilla ja huomattavasti laajemmin, matkustamisen jäädessä pois. Laajempi koulutus, paremmat alustat ja kehittyneempi pedagogia kääntää itse asiassa tilanteen voitoksi, Mäkilouko lisää.

Räätälöitävä kokonaisuus muokkautuu tarpeen mukaan

Projektien kompleksisuuden ja laajuuden kasvaessa, kasvaa myös tarve projektinhallinnan koulutukseen. Organisaatiot voivat käyttää koulutusta myös oman projektinhallinnan toimintamallin kehittämiseen, jossa osallistujien hyvin erilaiset taustat auttavat luomaan kokonaisvaltaista näkemystä ja kehittämään omaa yhteistä projektinhallinnan toimintatapaa ja -kulttuuria.

Toimialoille, joilla tarvitaan järeää projektinhallintaa, meillä on nyt toimivaksi osoittautunut projektinhallinnan ja työkalujen koulutuskokonaisuus. Koulutuksen toteutustapa voi olla joko kokonaan verkko-oppimisympäristössä tai osittain lähiopetustuokioina.

Syksyllä käynnistyy jälleen uusia projektinhallinnan koulutuksia yritys- ja organisaatioräätälöityinä. Olemme jo valmistelemassa erilaiseen projektinhallintaan suunnattuja koulutuksia, joissa keskitytään enemmän osaamisen ja muutoksen johtamiseen projektinhallinnan keinoin. Kerromme näistä pian lisää, joten pysy kuulolla!

Teksti: Outi Puhakka ja Katri Sillanpää
 

Tutustu Projektinhallinnan perusteet ja työkalut -koulutuskokonaisuuteen