Informaatioergonomia on tietotyötä tekevän ihmisen puolella
Tampereen yliopiston työhyvinvoinnin tutkimusryhmä pureutuu Kestävä aivoterveys -hankkeessa työn digitalisoitumiseen ja työhyvinvointiin laaja-alaisesti.
Pelisääntöjä aivotyölle tarvitaan
Yksittäinen ihminen voi yrittää hallita käytössään olevia kanavia. Ongelmakohtiin pitäisi kuitenkin paneutua koko organisaatiossa ja luoda parempia käytäntöjä, jotta selviämme työstämme. Informaatioergonomia tarkastelee informaatiotulvaa ja sitä, miten se vaikuttaa tietotyötä tekeviin.
Työhyvinvoinnin tutkimusryhmän kiinnostus on aina laaja-alaisessa työhyvinvoinnin edistämisessä. Hankkeessa tutkimusryhmän painopiste on informaatioergonomian edistämisessä.
− Olemme kiinnostuneita etenkin siitä, miten organisaatioiden ja työyhteisöjen käytäntöjä ja toimintakulttuuria voidaan kehittää informaatioergonomiaa tukeviksi. Tuomme pöytään työhyvinvoinnin ja informaatioergonomian laaja-alaisen osaamisen sekä monipuolisen kokemuksemme organisaatioiden kehittämistyöstä, kertoo Tampereen yliopiston tutkija Laura Bordi.
Bordilla on konkreettisia vinkkejä tietotulvan hallintaan.
− Kannattaa kiinnittää huomiota omiin tapoihin ja tottumuksiin. Vilkuilenko sähköpostia tai muita viestintävälineitä jatkuvasti? Voisinko jaksottaa viestien lukemista tiettyihin aikoihin työpäivästä? Työhön liittyvien viestikanavien seuraaminen kannattaa myös lopettaa, kun työpäivä päättyy.
Moni pitää työkoneella jatkuvasti useita dokumentteja ja sovelluksia samanaikaisesti auki, vaikka ei tarvitsisi niitä juuri sillä hetkellä.
− Turhat sovellukset ja dokumentit kannattaa sulkea työn selkeyttämiseksi ja multitaskingin välttämiseksi, Bordi muistuttaa.
Hän kehottaa kiinnittämään huomiota myös omaan viestintätyyliin.
− Jos odottaa välitöntä vastausta ja pommittaa vastaanottajaa useilla viesteillä ja usealla viestivälineellä, tulee vain lisänneeksi informaatiotulvaa. Sama tapahtuu helposti, kun viestitellään kiireessä ja unohdetaan liittää liitetiedosto, mainita joku asia tai vastataan vain osaan toisen viestistä, jolloin täytyy lähettää useampi viesti alkuperäisen viestin täydentämiseksi. Loppupeleissä hieman suurempi huolellisuus viestien kirjoittamisessa säästää aikaa ja vähentää viestitulvaa.
Miten informaation hallintaa voi muuttaa paremmaksi yrityksissä?
Bordin mukaan työn organisointiin on tärkeää kiinnittää huomiota, jotta henkilöstö pystyy paremmin hallitsemaan omaa työtään.
− On syytä panostaa keskeytyksettömän työskentelyn mahdollisuuksiin. Esihenkilön on myös hyvä kiinnittää huomiota siihen, ettei hän omalla toiminnallaan lisää tavoitettavuuspaineita; jos esihenkilö lähettää postia iltaisin ja viikonloppuisin, työntekijöille voi helposti syntyä käsitys, että heiltä odotetaan samaa.
Yhteisesti sovitut käytännöt ja pelisäännöt vievät jo pitkälle, esimerkiksi yhteinen ymmärrys siitä, mitä viestintävälineitä käytetään mihinkin tarkoitukseen.
− Yhteiset pelisäännöt ovat erityisen tärkeät, jos tiimillä on yhteissähköposti tai palvelupyyntökanava, jota useampi hoitaa. Tällöin saattaa olla hyödyllistä määritellä vastausaikoja, jotta kaikkeen ei tarvitse reagoida heti.
Joissain organisaatioissa on myös pyritty vähentämään liiallisia massapostituksia kohdentamalla sisäistä viestintää tarkemmin ja vähentämällä laajalevikkisiä postituslistoja.
Digitalisoituva työ vaikuttaa työhyvinvointiin
Tampereen yliopiston tutkimusryhmä on tehnyt viime vuosina useita työn digitalisoitumiseen ja työhyvinvointiin liittyviä tutkimus- ja kehittämishankkeita.
− Niiden teemat ovat liittyneet muun muassa organisaatio- ja työkäytäntöjen, organisaatiokulttuurin, johtamisen, työyhteisön toimintatapojen sekä yhteisöllisen osaamisen kehittämiseen digitalisoituvassa työssä, Bordi taustoittaa. Hän on tehnyt viime vuosina työtä erityisesti digitalisoituvan työn työhyvinvointivaikutusten ja informaatioergonomian parissa. Tutkimusryhmässä on edistetty laajemminkin työn muutokseen ja digitalisaation liittyviä teemoja.
Tutkimusryhmälle osallistuminen Kestävä aivoterveys -hankkeeseen oli luonteva lisä omaan työhön.
− Hanketta vetävän Tampereen ammattikorkeakoulun projektipäällikkö Mirva Kolosen kanssa meillä oli yhteinen kiinnostus tehdä työhyvinvointiin liittyvä monialainen hanke. TAMKissa oli tietoa erityisesti hoitoalan tilanteesta, esimerkiksi eettisestä kuormituksesta. Mietimme, miten voisimme rakentaa hankkeen, joka yhdistää erilaisia kognitiiviseen ja henkiseen kuormitukseen liittyviä teemoja, Bordi muistelee.
Tavoitteena on toimintatapojen muutos
Bordin mukaan hankkeessa on kiinnostavaa nähdä, miten eri lähestymistavat ja osa-alueet limittyvät toisiinsa ja tukevat toisiaan. Hankkeen avulla halutaan kasvattaa organisaatioiden tietoutta ja osaamista aivoterveyden edistämisestä osana työhyvinvoinnin johtamista ja kehittämistä.
− Tavoitteenamme on, että työpaikoilla tunnistettaisiin työhön liittyvää informaatio- ja teknologiakuormitusta. Haluamme tukea työpaikkoja siinä, että niissä löydettäisiin ja kehitettäisiin toimivia käytäntöjä informaatiokuormituksen vähentämiseen ja hallintaan sekä tapoja, jolla teknologia ja siihen liittyvät työkäytännöt toimisivat ennemminkin työhyvinvointia edistävänä voimavarana kuin kuormitustekijänä.
Lisätiedot:
Laura Bordi
Tutkija
Työhyvinvoinnin tutkimusryhmä
Johtamisen ja talouden tiedekunta
Tampereen yliopisto
laura.bordi [at] tuni.fi (laura[dot]bordi[at]tuni[dot]fi), 040 1901 206
Teksti: Hanna Ylli
Kuva: Minttu Rantanen
