Tietosuojamateriaalin hävittäminen
Tietosuojamateriaali (sekä digitaalinen että tulostetut versiot) tulee hävittää ohjeiden ja lain vaatimusten mukaisesti. Korkeakoulussa tulee käsitellä tietoja niin, että tietojen käsittelyn huolellisuusvelvoite täyttyy.
Kukin toiminto ja yksikkö perehdyttää henkilöstönsä asiakirjojen ja tiedostojen oikeaoppiseen käsittelyyn.
Esimerkiksi tarpeetonta henkilötietoa ei saa säilyttää, vaan se pitää hävittää turvallisesti.
Tiedon elinkaari on huomioitava jo tietoja tallennettaessa.
Tarpeettomaksi käynyt luokiteltu ja luokittelematon asiakirja-aineisto tulee hävittää mahdollisimman pian sen jälkeen, kun materiaali on tullut tarpeettomaksi. Korkeakoulussa tiedon tunnistamisen ja oikean käsittelyn ohjeistuksesta vastaavat asianhallinnasta vastaava, tietosuojavastaava sekä tietoturvapäällikkö
Yksiköillä olevien lähiarkistojen vaatimukset, kuten kulunvalvonta, säilytysvälineisiin (kaapit, hyllystöt) ja muut tilaan liittyvät vaatimukset ohjeistaa asianhallintayksikkö.
Yksiköiden tulee järjestää henkilöstölleen mahdollisuus säilyttää asiakirjoja ja muita tietovälineitä turvallisesti lukitussa tilassa ja/tai kaapissa. Lisäksi paloturvakaappi tai varmuuskopiointitallenne on hyvä sijaita erillisessä tilassa.
Luottamuksellinen ja salainen tietoaineisto tulee hävittää aina ohjeistuksen mukaisesti. Omat (työ)kopiot on syytä hävittää heti kun niitä ei enää tarvita.
Henkilötietojen säilytyksessä tulee huomioida tietosuoja-asetuksen mukaiset ja korkeakouluyhteisön tietosuojapolitiikan mukaiset perusteet tiedon säilytyksen osalta ja huomioida, että tieto on asetuksen mukaisesti tuhottava heti kun sen säilyttämisen tarve päättyy. Tiedon hävittäminen tehdään annetun ohjeistuksen mukaisesti.
Tietoja käsittelevien henkilöiden tulee tunnistaa käsittelemänsä tiedon laatu ja käsittelyn sekä tallentamisen ja hävittämisen turvallisuusvaatimukset.
Luokiteltu (tunnistettu) tieto voidaan jakaa yleisesti seuraaviin kategorioihin:
- Avoin: Tiedon jakamisesta on hyötyä korkeakoululle.
- Sisäinen: Tiedon leviämisestä ei ole hyötyä korkeakoululle.
- Luottamuksellinen: Tiedon leviämisestä aiheutuu vahinkoa korkeakoululle, korkeakoulun asiakkaalle, korkeakoulun opiskelijalle tai korkeakoulun työntekijälle.
- Salainen: Tiedon leviämisestä aiheutuu vakavaa vahinkoa korkeakoululle, korkeakoulun asiakkaalle, korkeakoulun opiskelijalle tai korkeakoulun työntekijälle.
Lisätietoja tiedon tunnistamisesta ja oikeasta käsittelystä: Tiedon tunnistamisen ja oikean käsittelyn periaatteet
Lisätietoja henkilötietokategorioista
Lisätietoja asiakirjojen sähköisestä säilyttämisestä: Asiakirjojen sähköinen säilyttäminen
Tiedostojen poistaminen tietokoneelta tai tallennusmediasta (esim. muistitikku)
Tiedostojen poistamisessa käytetään kyseisen käyttöjärjestelmän poisto (delete) ominaisuutta.
Valitsemalla poistettava tiedosto (käyttöjärjestelmän mukaan) valitaan poista (delete) toiminto. Yleensä tiedosto siirtyy roskakoriin, joka on hyvä tyhjentää vielä poiston jälkeen. Voit poistaa pilvipalveluista tiedostoja samalla menetelmällä. Myös pilvipalveluissa tiedosto menee yleensä roskakoriin ja poistuu sieltä tietyn ajan kuluessa automaattisesti ellet sitä ennen tyhjennä roskakoria itse.
Manuaalisten aineistojen hävittäminen
Tietosuojattavalle paperille löytyy kampuksilta lukollisia tietoturvasäiliöitä, joihin hävitettävä paperimateriaali tulee toimittaa.
Lisätietoa tietosuojattavan paperin hävittämisestä saat:
- Tila- ja kiinteistöpalveluista (astiat ja palvelut), tila-helpdesk [at] tuni.fi
- Asianhallinnasta (asiakirjojen hävittäminen), tau [at] tuni.fi tai tamk [at] tuni.fi
Tietoja sisältävien tallennusvälineiden hävittäminen
Muistitikut ym. tietoturvallisesti hävitettävät tallenteet voit viedä henkilökohtaisesti kiinteistön infosta löytyvään lukittuun astiaan.
Poistettavien tietokoneiden, puhelinten ja oheislaitteiden hävittäminen tietoturvallisesti
Poistettavat Tampereen yliopiston ja Tampereen ammattikorkeakoulun laitteet toimitetaan Tietohallintoon laitelokerikkopalvelun kautta. Isommista laitteista tai laite-eristä voit olla yhteydessä IT Helpdeskiin.
Tampereen korkeakouluyhteisön käytetyt tietokoneet, puhelimet ja oheislaitteet hävitetään luotettavan toimijan kautta. Hävitettävät tuotteet säilytetään kampuksilla lukituissa tiloissa. Kuljetuksen hoitaa turvaselvitetty sertifioitu kuljetusyhtiö ja laitteita käsitellään lukituissa valvotuissa tiloissa. Laitteita käsittelee turvallisuusluokiteltu henkilöstö.
Lisätiedot laitteiden elinkaaresta ja käytöstä poistamisesta intran IT-ohjeista.
Laitteiden tekninen kierrätys ja poistoprosessi hävittämisessä palveluntarjoajan toimintaympäristössä
Kierrätettävät laitteet tyhjennetään Viestintäviraston ohjeiden mukaisesti. Tietohallinnolle toimitetaan aina laitekohtainen raportti tehdystä käsittelystä.
Lisätietoja:
Tietoturvan ja tietosuojan lainsäädäntö