Tietoturvaohjeita etäkokousten ja etähaastattelujen järjestämiseen Teams- ja Zoom-työkaluilla
Käytä Teamsia tai Zoomia TUNI-tunnuksilla
TUNI-tunnuksella Teamsia ja Zoomia käytettäessä palvelut tuotetaan korkeakoulusäätiön ja palveluntuottajan välisen tietojenkäsittelysopimuksen mukaisesti. Tällöin kaikki tiedot mukaan lukien mahdollinen tallenne pysyvät ETA-alueella ja käsittely on tältä osin tietosuojalainsäädännön mukainen.
Lue lisää intrasta Zoom-palvelun tietosuoja ja turvallisuus
Sensitiivisten tietojen esittäminen ja haastatteluiden tekeminen etäyhteydellä
Potilashaastatteluihin ja anonymisoitujen potilastietojen käsittelyyn esimerkiksi opetustilanteessa voidaan käyttää korkeakoulukonsernin Teamsiä (suositeltava) tai korkeakoulukonsernin Zoom-palveluja (jos Teams ei mahdollinen) seuraavaa ohjetta noudattaen:
- Voit käyttää videopuhelua, äänipuhelua ja näyttöjakoa
- Palvelun keskustelutoiminnallisuutta (chat tmv.) ei saa käyttää potilaan tai haastateltavan henkilötietojen välitykseen.
- Käytetään osallistujien vahvaa tunnistautumista aina kun se on mahdollinen
- Tilaisuuden tallentaminen ei ole pääsääntöisesti sallittua. Mikäli kyseessä on tutkimushaastattelu ja haastattelun tallennus on erikseen sovittu, tallennus on mahdollinen.
Zoomissa tallenne menee suoraan tutkijan/opettajan koneelle, eikä osallistujilla ole suoraa pääsyä tallenteeseen. Tällöin tulee huolehtia tallenteen turvallisesta käsittelystä ja säilytyksestä. Suositeltavia tallennuspaikkoja ovat esimerkiksi Tuni Groups ja Projektikansiot.
Teamsissa tallenne tallentuu automaattisesti tallentajan OneDriveen. Tallenteen voi laittaa alkamaan automaattisesti, jolloin tallentaja on varmasti koollekutsuja. Tallenteeseen tulee oletuksena oikeudet kaikille tilaisuuteen kutsutuille, mutta mikäli näin ei haluta, niin tämän pystyy estämään, kun poistaa oikeudet heti tallennuksen valmistuttua. Avaa oman selaimessa OneDrivesi hakemisto Omat tiedostot/Tallenteet ja järjestä tehdyt tallenteet uusimmasta vanhimpaan, jolloin uuden tallenteen löytäminen on helppoa. Kun tallenne näkyy, klikkaa tallenteen vieressä olevaa kolmea pistettä ja valitse avautuvasta valikosta Käyttöoikeuksien hallinta. Ensin voit klikata Lopeta jakaminen, jolloin jako-oikeus poistetaan heti. Tämän jälkeen kuitenkin kannattaa vielä poistaa näkymästä jako "Vain määrittämäsi henkilöt, joilla on tämä linkki, voivat vain tarkastella." klikkaamalla linkin vieressä olevaa kolmea pistettä ja siellä ruksia. - Tallenne tehdään haastattelijan tai opettajan toimesta hänen käyttämälle henkilökohtaiselle tietokoneelle, jos tietokoneen massamuisti (kovalevy) on salattu ja tietoja käsitellään potilastietojen käsittelyyn annettujen ohjeiden mukaisesti.
- Kokouskutsuja ei saa edelleen lähettää.
- Kokouskutsun ulkopuolisten henkilöiden liittäminen kokoukseen tapahtuu luomalla uusi kokous, johon on kutsuttu myös uudet henkilöt. Kutsussa on tällöin kaikki tilaisuuteen osallistuvat ja kokoukseen osallistujat ovat kaikille selvillä.